6 pasos para crear estrategias de comunicación interna efectivas

Una estrategia de comunicación interna permite que las empresas establezcan vínculos entre sus colaboradores, mejorar el flujo de información y promover un ambiente de trabajo colaborativo. Esta puede implementarse con apoyo de herramientas digitales. 

Características de la comunicación interna 

La comunicación interna es un proceso entre uno o varios miembros de una organización en el que se intercambia algún tipo de información. Esta ayuda a favorecer y promover relaciones entre los colaboradores de una empresa, generar confianza y compromiso, según la investigación de Rodrigo Bustamante para la Universidad Nacional Autónoma de México (UNAM). Algunas de sus características son: 

• Bidireccionalidad: facilita que la interacción e intercambio de información sea en cualquier sentido de la organización, esto ayuda a la retroalimentación, expresar dudas o ideas para innovar procesos. 
• Promueve la motivación: los mensajes están diseñados para generar una acción por parte del personal, en este caso, fomentar su compromiso y guiar a los colaboradores para el cumplimiento de objetivos. 
• Incentiva el diálogo y participación: la comunicación interna se enfoca en que el personal se involucre en la toma de decisiones, expresen sus ideas o sugerencias sin temor. 
• Flexible y creativa: la comunicación es adaptable a diversas circunstancias y necesidades de la compañía, por ello, se ajusta a diferentes canales, formatos o tono de mensajes según el contexto. 
• Transparente y honesta: la información al interior de una empresa es clara y accesible para todos los miembros, esto ayuda a generar confianza entre los colaboradores y prevenir malentendidos que afecten el clima laboral. 

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Ventajas de la comunicación empresarial

La comunicación interna proporciona diversas ventajas empresariales, las cuales están orientadas tanto a optimizar el funcionamiento corporativo, hasta promover un ambiente laboral saludable. Algunos de dichos beneficios son: 

• Facilitar la coordinación de actividades: ayuda a que los colaboradores conozcan de manera clara sus actividades y en conjunto los equipos laboren organizadamente, alineados a los objetivos de cada proyecto. 
• Generar productividad: al estar informados de manera eficiente, facilita que los empleados optimicen las solicitudes de cada proyecto y gestionen de manera adecuada su tiempo.
• Mantener informado al personal: Con una estrategia eficiente, se garantiza que los empleados se mantengan actualizados a las novedades de la empresa, cambios en los procesos o políticas internas. Esto ayuda a reducir la incertidumbre, prevenir retrasos o fallas operativas por la falta de información. 
• Promover el desarrollo: a través de canales de comunicación abiertos es posible la impartición de capacitaciones orientadas a las necesidades o inquietudes del personal y promover el aprendizaje de nuevas habilidades.
• Permitir el análisis interno: facilita la identificación de necesidades en los equipos de trabajo, problemas o fallas internas, así como involucrar al personal en la creación de soluciones conjuntas. 

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6 pasos para crear estrategias de comunicación interna 

Este tipo de estrategias requieren establecer la vía de comunicación de la empresa y ser una guía para definir canales que optimicen la recepción de mensajes e información de los colaboradores. Por ejemplo, algunos pasos para su realización de forma efectiva son: 

1. Análisis de la situación 

Primero, se debe conocer el panorama de la organización, es decir, identificar qué áreas están teniendo problemas con el flujo de información, cuáles es el medio de comunicación que utilizan y si es óptimo o requiere mejoras. 

2. Objetivo de la estrategia 

El segundo paso es establecer objetivos para su mejoramiento o las acciones que se requieran tomar, con base en la situación interna de la organización. Estos servirán como línea de acción, es decir, saber qué se hará y cuál es su fin, por ejemplo; aumentar la productividad, integrar colaboradores o dar a conocer información institucional. 

3. Definir mensajes 

Una vez hecho lo anterior, es momento de definir qué se quiere comunicar, el tono de cada mensaje y el formato, es decir, si requiere la realización de un vídeo, reunión o si basta con un comunicado. 

4. Establecer canales de comunicación

El cuarto paso implica seleccionar los medios de comunicación necesarios y la prioridad que tendrán. Se recomienda contar con un chat interno para cada área de la organización y grupal para resolver dudas de manera inmediata y definir el canal para envíos de RH, por ejemplo una plataforma para comunicados masivos. 

5. Planificar 

Es necesario crear un cronograma de comunicación que permita distribuir el flujo de información, por ejemplo, el envío de fechas de capacitaciones o juntas entre áreas para el análisis de estrategias. Asimismo, se requiere definir un presupuesto o recursos para cada canal. 

6. Supervisar la comunicación interna

Por último, las organizaciones deben evaluar y medir los resultados de la estrategia con el fin de identificar si los objetivos de comunicación se están cumpliendo, cerciorarse de que los mensajes enviados sean leídos y comprendidos. Así como si el flujo de mensajes es óptimo. 

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