Las empresas requieren una óptima comunicación organizacional para su funcionamiento. No tener un canal para enviar o recibir mensajes al interior de una empresa asegura problemas de gestión y hasta el fracaso de la compañía, ya que se crea desorganización, pérdida de la información y afecta el ambiente laboral.
En los equipos de trabajo la comunicación es una pieza clave para lograr el cumplimiento de objetivos, la colaboración y el conocimiento de las actividades. Pero un buen flujo de mensajes requiere de herramientas eficientes para evitar que estos pasen inadvertidos.
Si estás buscando hacer más eficiente tu trabajo en equipo, aquí te dejamos algunos ejemplos de software para comunicación interna.
5 herramientas de comunicación indispensables
Los software para comunicación interna en una empresa ayudan a sus miembros tanto a transmitir sus requerimientos como conocer información relevante para sus funciones. Algunas de estas herramientas permiten comunicar de manera sincrónica, es decir en tiempo real, como asincrónica, por ejemplo, al enviar comunicados o mensajes sin detener el flujo de trabajo.
A continuación se enlistan cinco herramientas de comunicación para gestionar un equipo de trabajo:
1) Chat empresarial
La comunicación instantánea es indispensable para los equipos de trabajo, esta permite comunicarse tanto en grupo como individualmente para resolver dudas puntuales o coordinar actividades que surgen en el día a día.
Esta herramienta es valiosa principalmente para colaboradores que trabajan de manera remota o sus áreas de trabajo están separadas. Se puede complementar con llamadas breves, audios para puntualizar mejor las ideas a comunicar o envío de imágenes.
2) Reuniones virtuales
Las videoconferencias son necesarias para los equipos de trabajo, ya que permiten coordinar mejor las actividades a desarrollar, proyectos nuevos o explicar información con el uso de una presentación. Esta modalidad de reuniones se ha popularizado en los últimos años, por ejemplo, la plataforma Zoom generó ingresos por 4.100 millones de dólares en 2022, según Statista.
Además, son un medio empleado para capacitaciones o talleres que permitan mejorar la productividad de los colaboradores. También como medio para vincular mejor a los equipos con pláticas, retroalimentación o actividades no relacionadas con su trabajo.
3) Administrador de documentos
Contar con una herramienta para gestionar documentos trae como beneficio a los colaboradores de un equipo poder guardar y compartir archivos en un solo lugar, así como evitar la pérdida de información y ahorrar tiempo en su búsqueda. A su vez, algunos de estos software permiten a más de un colaborador editar archivos de manera simultánea, dejar comentarios, o aplicar cambios, reduciendo los tiempos de entrega.
En 2017, alrededor de 800 millones de personas recurrían a software como Google Drive para almacenar archivos, de acuerdo con Statista; sin embargo, se están desarrollando nuevas herramientas digitales que ofrecen este servicio, como ZEUS que además ordena los documentos como si fuera una biblioteca virtual y ayudar a aumentar la productividad empresarial un 40%.
4) Software para comunicados
En ocasiones, se requiere enviar mensajes importantes de manera masiva, como cambios en la estructura de trabajo, integración de proyectos nuevos o actualización en algunos procesos, y se debe asegurar que todos los miembros del equipo reciban la información.
Es común que se use el correo electrónico para enviar estos comunicados. Sin embargo, este medio ha perdido efectividad en algunos casos debido al gran volumen de mails que reciben los colaboradores. La alternativa entonces es algún software especializado para el envío de comunicados que permita confirmar la visualización por cada miembro, un recurso es ZEUS que facilita aumentar alrededor de un 30% la efectividad de la comunicación.
5) Gestor de actividades
Aunque idealmente cada colaborador conoce cuáles son sus funciones y actividades, es necesario para asegurar el cumplimiento de objetivos, tener una herramienta que permita comunicar las tareas que debe realizar y la fecha de entrega. Esto brindará mayor orden en los equipos de trabajo al tener estructuradas las asignaciones de cada miembro y facilidad para revisarlas, supervisar avances u otorgar retroalimentación.
Una opción de herramienta de comunicación es ZEUS, cuenta con diversas alternativas para la gestión de equipos de trabajo que van desde un chat empresarial disponible 24/7, envío de comunicados, hasta asignación de capacitaciones de manera asincrónica. También permite enviar y administrar archivos como imágenes, archivos de texto, audios y video.
ZEUS además de potenciar la comunicación interna, permite visualizar reportes de cada colaborador para conocer el avance en tiempo real de sus actividades, solicitar evidencias y brindar retroalimentación de ser necesaria. Asimismo, cuenta con un espacio para que cada miembro de la empresa pueda solicitar los documentos que necesita de manera puntual.
¡Solicita una demostración gratuita hoy mismo!