La gestión de proyectos es una herramienta necesaria para las empresas, ya que permite una mejor organización de las tareas, cumplir con cronogramas y tener el control de los procesos que deben realizarse.
Estar al frente de un plan de trabajo no es cosa fácil, pues implica saber coordinar equipos de trabajo y alinearlos al cumplimiento de objetivos. ¿Te interesa conocer más de este tipo de gestión? A continuación se describen sus características y cómo aplicarla en una empresa.
¿Qué es la gestión de proyectos?
Es la planificación, seguimiento, control y orientación de un plan de trabajo. Se requiere la aplicación de herramientas para alcanzar objetivos estratégicos que permitan garantizar la asignación de recursos, según el Centro Europeo de Posgrado (CEUPE). Esta gestión define las etapas de proyección y presupuesto, hasta su alcance y duración.
También implica contar con un responsable que comprenda sus dependencias claves e identifique con antelación el panorama; se requiere una persona organizada, con mentalidad ágil, que emplee la tecnología para agilizar procesos y sea un líder capaz de guiar al resto del equipo, según PWC.
¿Cómo se puede aplicar la gestión de proyectos empresariales?
Administrar las actividades de una empresa, trae consigo grandes beneficios que van desde expansión de la marca, cambio de oficinas, lanzamiento de nuevos productos, mejor administración, atracción de talento y clientes; razones por las cuales es implementada en las compañías sin importar su tamaño.
Algunos especialistas identifican 4 fases para aplicar la gestión de proyectos:
Estudio de factibilidad. A través de esta se determina si la empresa obtendrá beneficios económicos o estratégicos con su realización. En ocasiones se emplean herramientas digitales para conocer su alcance, metodologías que pueden emplearse y conocer los costos.
Planificación. Consiste en establecer las actividades y recursos a seguir para la realización del proyecto, también incluye la planeación de presupuestos, objetivos y redacción de términos de acuerdos con el cliente.
Ejecución. Se pone en marcha la planificación acordada, es necesario considerar las actividades establecidas, así como los tiempos de entrega y los posibles cambios que se requieran.
Seguimiento. Consiste en una reunión con el cliente para mostrar los resultados obtenidos, el cumplimiento de objetivos o realizar cambios en la estrategia.
Herramientas de gestión de proyectos
Actualmente, las compañías están recurriendo a software para administrar mejor sus negocios, considerando que cada uno presenta características y objetivos diversos, con lo cual requieren el apoyo de la tecnología para gestionarlos.
Una opción para ello es ZEUS, un administrador que aumenta 30% la efectividad de comunicación entre equipos, ofrece un chat empresarial disponible 24/7 para tener comunicación con los líderes y otras áreas de la empresa. Además, proporciona una visión global, rápida y eficiente de los procesos del día a día.
Para asegurar el cumplimiento de los objetivos de cada proyecto, la aplicación ofrece reportes sobre el avance diario de cada colaborador. Asimismo, permite llevar un registro preciso de la asistencia y puntualidad de los colaboradores de manera remota e integrarlo con los sistemas de gestión de nómina.
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