La comunicación organizacional es uno de los pilares más importantes para garantizar el cumplimiento de objetivos y la definición de estrategias. Esta se divide en dos: interna y externa y ambas cuentan con metas específicas.
En una empresa, la comunicación interna efectiva permite niveles óptimos de productividad, trabajo en equipo y reducción de la rotación del personal.
Los líderes y directivos empresariales son el principal canal de comunicación y sus acciones repercuten en cada nivel de la organización, de ellos depende tanto el flujo de información, asignación de actividades y establecer un canal de escucha para los colaboradores.
Sin embargo, según un informe especial del Índice de Tendencia Laboral de Microsoft en 2022, los líderes no brindan suficiente atención a la comunicación con sus colaboradores y el 24% de los encuestados a nivel operativo en México considera que su voz no es tomada en cuenta al informar sobre un problema.
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De acuerdo con Horario Andrade, autor del libro Comunicación Organizacional Interna: proceso, disciplina y técnica, la comunicación interna agrupa al conjunto de actividades realizadas al interior de la organización para crear y mantener buena relación entre sí y con sus miembros. Para el flujo de información se emplean diversos canales que permiten mantenerlos informados, integrarlos y motivarlos en sus actividades.
Las acciones de comunicación interna efectivas traen beneficios como:
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Este tipo de estrategia requiere contemplar principalmente la vía de comunicación de la empresa y sirve de guía a las organizaciones para establecer a través de diversos puntos los canales a ocupar, el tono de cada mensaje, formato para cada comunicado y los objetivos que se buscan.
A continuación enlistamos algunos elementos necesarios para realizar estrategias de forma efectiva.
El primer paso para una estrategia de comunicación interna, es conocer el panorama de la organización, es decir, identificar qué áreas están teniendo problemas con el flujo de información, cuáles es el medio de comunicación que utilizan y si es óptimo o requiere mejoras.
Al conocer la situación comunicativa en la organización, se podrán establecer objetivos para su mejoramiento o las acciones que se requieran tomar. Estos servirán como línea de acción, es decir, saber qué se hará y cuál es su fin, por ejemplo; aumentar la productividad, integrar colaboradores o dar a conocer información institucional.
Para implementar una estrategia efectiva, se requiere establecer qué se quiere comunicar, el tono de cada mensaje y el formato, es decir, si requiere la realización de un vídeo, reunión o si basta con un comunicado.
Dependiendo de la modalidad de trabajo, serán los medios de comunicación que se necesiten y a los que se les darán prioridad; sin embargo, se debe contar con un chat interno para cada área de la organización, videoconferencias y saber por dónde se enviarán comunicados de Recursos Humanos.
Una vez establecidos los mensajes y canales de comunicación, se debe crear un cronograma que permita distribuir el flujo de información. Asimismo, definir el presupuesto o recursos materiales y de talento necesarios.
Es importante medir los resultados de la estrategia, para conocer si se están cumpliendo los objetivos y cerciorarse de que los mensajes enviados sean leídos y comprendidos. Igualmente, se debe revisar que la comunicación dentro de los equipos de trabajo sea óptima.
A través de ZEUS se pueden implementar estrategias de comunicación interna. Cuenta con herramientas como un chat empresarial disponible 24/7 que permite el envío de comunicados de forma dinámica, compartir archivos en formatos de texto, video e imágenes, con almacenamiento digital.
También, proporciona funcionalidades para gestión de talento, asignación de tareas y evaluación de cumplimiento, por ejemplo, los líderes de área tienen la opción de visualizar con detalle el cumplimiento de actividades de cada miembro.
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