La gestión financiera es un proceso que requiere planeación, organización, dirección y control de los recursos de una empresa para asegurar el flujo efectivo de capital y prevención de riesgos económicos. Dentro de las actividades de la gestión financiera, se encuentra la gestión o contabilidad de costos enfocada en promover un adecuado control económico.

Esta es una área de la empresa involucrada con la distribución de presupuestos, asignación de recursos a cada departamento, ahorro de capital y control de posibles inversiones a corto o largo plazo. 

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¿Qué es la gestión de costos? 

Comprende la gestión y supervisión de los gastos vinculados a la producción de bienes y servicios, para asegurar que dichos movimientos se alineen con los objetivos financieros y operativos de una empresa para que los ingresos sean mayores a los costos e incrementar las ventas, según BBVA.

Sus objetivos son:

• Registrar datos financieros como gastos, inventarios, ventas y utilidades 
• Brindar información adecuada para la toma de decisiones por directivos
• Determinar presupuestos para cada departamento
• Mantener una economía saludable en la empresa 
• Evaluar la eficiencia de los recursos 

Para su implementación se debe realizar un diagnóstico eficiente de los costos de producción en cada área de la compañía y registrar los gastos de operación, con el fin de optimizar los recursos y asignar de manera adecuada los presupuestos a cada departamento, según MADEMI una empresa asesora contable

La información obtenida por la administración de costos permite crear estrategias integrales en beneficio de la gestión empresarial, por ejemplo, adquirir nuevos clientes, aumentar su crecimiento económico y oportunidad de inversiones a corto plazo. Otras de sus ventajas son: 

• Reducción de costos 
• Rendimiento de capital financiero
• Prevención de compras o gastos innecesarios 
• Administración adecuada de las cuentas 

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¿Cómo mejorar la gestión de costos de producción? 

Como cada área de la empresa, la actualización de los procesos financieros de una empresa es necesaria para asegurar su rentabilidad en el mercado, cuidar su economía y evitar fugas de capital que puedan causar la quiebra. Para ello, de acuerdo con BBVA, algunas formas de maximizar sus funciones son: 

• Establecer presupuestos flexibles. Las empresas requieren alinear sus finanzas a las estrategias de crecimiento, pero contar con un margen económico que les permita realizar modificaciones o adaptarse a situaciones que puedan surgir en el mercado para evitar crisis financieras. 
• Priorizar gastos. Se sugiere que los presupuestos sean asignados por el impacto en los resultados empresariales, con el fin de invertir en las áreas que contribuyen directamente al crecimiento de la empresa y proyectos innovadores que generen un valor agregado ante la competencia. 
• Negociar con proveedores. Es necesario para la reducción de costos mantener actualizaciones constantes de las cotizaciones de proveedores y buscar tarifas competitivas. 
• Optimizar procesos. Para evitar errores en la gestión de costos, las empresas pueden apoyarse de herramientas tecnológicas, como softwares administrativos o financieros. Esto eliminará redundancias en el proceso y mejorará la asignación y control de costos. 

Consecuencias de no tener una gestión de costos

En México, el 37% de los emprendimientos deciden no realizar una planificación financiera, según la Asociación de Emprendimientos en México (ASEM). Esto se debe principalmente a que no saben cómo hacerla (36%) y que alguna vez la hicieron, pero no supieron sacarle provecho a los datos obtenidos (30%). Otras razones son: 

• No tener tiempo para realizarla 
• No contar con el personal especializado para ello 
• No saber para qué sirve 
• No la solicitan los socios 

Sin embargo, el no realizarla o llevar una administración de costos puede traer repercusiones negativas para la empresa como: 

• Incurrir en gastos innecesarios.  Actualmente, un tercio de las empresas no tiene un control de inventario, según la ASEM. El no llevar una gestión de los recursos de una empresa, provocaría por ejemplo, adquirir materiales de los que todavía tienen en almacenes o solicitar insumos que ya no necesitan para los procesos operativos. 

• Adquirir recursos a un costo elevado. El 39% de las empresas no contrata proveedores comparando al menos tres cotizaciones, según la ASEM, lo cual provocaría que adquieran insumos a un precio no competitivo para sus finanzas. 

• Incumplimiento de objetivos. La ASEM indica que cerca de la mitad de las empresas no realizan sus proyecciones de ventas tomando la estacionalidad de su mercado, esto podría provocar que sus objetivos no sean alcanzados por una mala proyección en los ingresos de capital. 

• Riesgos financieros. Ante los constantes cambios en el mercado y periodos de incertidumbre, las empresas deben estar preparadas, sin embargo, el 62% de los negocios no cuentan con un plan para enfrentar desafíos financieros inesperados. 

Para prevenir estas repercusiones financieras, además de una herramienta financiera, es recomendable la implementación de un software de gestión empresarial. Aunque los negocios prefieren utilizar una hoja de cálculo en lugar de un software debido a los altos precios; el 24% reconoce que requiere implementar estas herramientas digitales para mejorar su planificación financiera, de acuerdo con la ASEM. 

Una opción rentable es ZEUS, el cual cuenta con un precio fijo y no tiene costo de implementación. Este permite la integración conjunta de costos con el desempeño operativo diario, con el fin de un análisis óptimo para la asignación de recursos y cumplimiento de objetivos. 

Cuenta con herramientas para que los encargados del área financiera conozcan con quién dirigirse en caso de necesitar información sobre la forma en que se ocupan los recursos asignados, conocer sus gastos o necesidades económicas. 

En caso de necesitar informar a los colaboradores sobre el cambio de proveedores, ajustes en los presupuestos por departamento o el éxito en ventas, ZEUS cuenta con un apartado para enviar comunicados masivos o por áreas, estos se muestran a manera de historias de Instagram para un formato dinámico. 

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