Con la llegada de la pandemia, las formas tradicionales de trabajo se vieron afectadas, lo que requirió la implementación de diversas herramientas tecnológicas para evitar crisis en las empresas. Aunque la situación ha mejorado y se puede regresar a oficinas, algunas empresas han optado por combinar ambas estrategias con el fin de aumentar la productividad en los procesos.
Un workplace digital es un entorno profesional que permite desempeñar diversas actividades laborales y colaboración conjunta a través de plataformas digitales. Aunque son muy versátiles en sus características, requieren adaptarse a las necesidades de cada empresa.
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Características de un workplace digital
Este tipo de espacio de trabajo permite romper las barreras geográficas y logra que el modo de trabajar sea más accesible, así como la comunicación empresarial. Pueden contemplar desde un software para correo electrónico, mensajes, reuniones virtuales, almacenamiento en la nube, redes sociales o páginas empresariales, hasta sistemas más complejos.
Los sitios de trabajo digital deben combinar funciones de comunicación, seguridad, almacenamiento y gestión. Esto con el objetivo de reducir tiempos de espera en ciertos procesos y mejorar la productividad de las personas en actividades asignadas.
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Ventajas de una oficina digital
Dentro de las principales ventajas de esta modalidad de trabajo está que permite capacitar a los empleados desde cualquier lugar, sea de manera sincrónica o asincrónica, esto es especialmente útil para empresas que cuentan con distintas sedes o que por su segmento de negocio los colaboradores deben estar transitando en distintas áreas geográficas. Además, este recurso ofrece herramientas suficientes para que los miembros de un equipo realicen sus actividades de manera más eficaz.
Ayuda a identificar y cumplir los objetivos empresariales, cuando la información del proyecto y la comunicación es inmediata. De igual forma, al contar con herramientas digitales, la productividad crece y el trabajo en equipo se enriquece al poder ejecutar más de una actividad simultáneamente o tener reuniones más accesibles.
Aunque son herramientas sumamente funcionales, hay que considerar otros factores
Uno de ellos es que requiere que los colaboradores de la empresa tengan una conexión a internet estable en todo momento, de lo contrario el trabajo se ve detenido y, por tanto, se corre el riesgo de no cumplir con los objetivos a tiempo. Asimismo, es un espacio que está expuesto a amenazas cibernéticas.
Se requiere compromiso por parte de los empleados, y capacitaciones en temas de seguridad digital para evitar riesgos. O bien, contar con herramientas para proteger a los usuarios.
Si tu empresa aún no tiene un workplace digital, lo primero que debes definir son las necesidades a cubrir, si se trata de deficiencias en comunicación, en la organización o en la operación diaria.
Una opción es optar por una herramienta de gestión empresarial unificada como ZEUS que abarca todas estas funciones.
Con ZEUS puedes programar capacitaciones operativas, visualizar reportes del avance de cada miembro del equipo y solicitar evidencias al momento sobre el trabajo realizado; compartir información institucional como la misión y visión de la organización. También cuenta con herramientas de análisis de la productividad.
De igual manera permite la capacitación de los miembros de la empresa a distancia e implementar cuestionarios para evaluar el aprendizaje y generar un equipo de trabajo de alto rendimiento.
Tendrás disponible almacenamiento en la nube para compilar materiales de apoyo y estará disponible para futuras consultas.
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