Software de asistencia de personal: beneficios y tipos | Zeus

Las empresas que busquen agilizar procesos administrativos requieren implementar un software para el control de asistencia de personal. Estas herramientas permiten un mejor control y flujo de actividades del departamento de Recursos Humanos. 

Este tipo de herramientas digitales permiten no solo indicar el registro preciso del ingreso y salida de los colaboradores. También proporcionan un registro ágil de los días de vacaciones tomados por el personal y descansos médicos, así como la gestión de estímulos adicionales proporcionados por la compañía, movimientos internos de una planta a otra y coordinación horarios rotativos.

¿Qué es un software de asistencia de personal y para qué sirve?

Un software de control de asistencia es un sistema enfocado en supervisar los horarios de entrada y salida de los colaboradores en una entidad u oficina con el fin de registrar inasistencias, retardos, salidas anticipadas, entre otros. Para ello, los usuarios son los encargados de indicar sus horarios.

Estos software son capaces de calcular automáticamente horas trabajadas y tiempos extras, considerando horas de comida, vacaciones y retardos; además, según su configuración, permiten la creación de reportes de rendimiento y generación de nómina para agilizar el cálculo correspondiente para cada colaborador. Así como ajustarse a las necesidades de cada compañía.

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¿Por qué es importante controlar la asistencia del personal?

Gestionar el ingreso y salida del personal permite hacer más eficientes algunas tareas del departamento de recursos humanos, como cálculo de nómina mensual, la gestión y aprobación de vacaciones laborales y optimización del personal disponible para cada sucursal o planta. Así como agilizar el inicio de labores del personal para optimizar su jornada laboral. 

Además, al controlar la asistencia del personal previene algunos problemas por un sistema inadecuado, por ejemplo, la duplicación de turnos o dejar un puesto descubierto que afecte la funcionalidad operativa. También impide que el personal encargado de su gestión incurra en malas prácticas, como registrar mal el horario de un colaborador por fricciones en el equipo o, por el contrario, anotar una asistencia por favoritismo. 

Este tipo de situaciones podrían escalar a futuro y convertirse en un problema mayor que afecte el rendimiento de los equipos de trabajo, incluya de forma negativa en el clima laboral o promueva el incumplimiento de objetivos. Por el contrario, con apoyo de un software de asistencia de personal, se garantiza la gestión de horarios adecuada en beneficio del crecimiento corporativo y equidad de los colaboradores.

Cómo funciona un software de asistencia de personal

Los software de asistencia de personal emplean diversos métodos digitales para el registro del ingreso y salida de los colaboradores, algunos de los más usuales son: 

• Registro biométrico

Son sistemas sofisticados con la mínima posibilidad de fraude al aplicar técnicas matemáticas y estadísticas sobre los rasgos de una persona, por ejemplo patrones faciales, iris o huellas dactilares. 

• Aplicaciones móviles

Consiste en el registro de entrada y salida por una aplicación en el celular, este tipo de software es uno de los más empleados en las empresas por su flexibilidad, ya que permite a los colaboradores indicar su asistencia desde cualquier lugar. 

• Geolocalización y seguimiento en tiempo real

Es una herramienta de seguimiento empleada principalmente a través de dispositivos móviles, por la cual se permite determinar el lugar físico de un colaborador, según Carmen Vizcarra & Ricardo Sánchez para la Universidad Nacional de Cañete. Usualmente, este tipo de sistemas son programados para permitir el registro de asistencia desde una ubicación determinada. 

Beneficios de un software de control de asistencia para empresas

Llevar un registro preciso de la asistencia de los colaboradores en una empresa aporta algunas ventajas claves para la gestión administrativa y operativa del personal. Por ejemplo, permite el análisis de la puntualidad y desempeño de los colaboradores, así como evaluar la incorporación de incentivos o bonos. Otros de los beneficios son: 

Optimización del personal 

A través de un software de control de asistencia es posible gestionar mejor los horarios laborales para asegurar la presencia de personal suficiente para cada área de la empresa, se garantiza el buen funcionamiento operativo y se previene la saturación de colaboradores. 

Fomentar la motivación y compromiso

Registrar la asistencia del personal puede servir como un motivador para que los colaboradores gestionen mejor sus horarios, optimicen su jornada laboral, distribuyan mejor sus actividades y se promueva un ambiente de trabajo organizado, equitativo y respetuoso. 

Asegurar el cumplimiento normativo 

En México, la Ley Federal del Trabajo (LFT) establece ciertas normas, como jornadas laborales de 48 horas máximo. Por lo que, a través de un software especializado en el control de asistencia, se garantiza que las empresas cumplan con dichas regulaciones y eviten sanciones legales, como multas de incumplimiento o afectaciones al bienestar del personal. 

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Cómo elegir el mejor software de asistencia para tu empresa

Para la implementación de un software de control de asistencia de personal se requiere iniciar por un análisis interno de la organización para garantizar que la herramienta digital sea un apoyo para el cumplimiento de los objetivos y cuente con las funcionalidades necesarias para la industria de la compañía. Otras recomendaciones para la selección de un software de control de asistencia de personal son: 

• Tamaño de la empresa y número de empleados

Se debe considerar el tipo de herramienta que se requiere, pues algunas opciones están orientadas a impulsar emprendimientos y pequeñas empresas, mientras que otras se enfocan en corporaciones con un gran número de empleados. 

• Análisis del presupuesto disponible

Es recomendable establecer un presupuesto que permita incorporar la herramienta sin poner en riesgo el capital de la organización. Existen algunas opciones que cuentan con planes que se adaptan a las necesidades de cada compañía o acorde al número de colaboradores, con el fin de no pagar funcionalidades extras. 

• Establecer necesidades específicas

Antes de la selección se requieren definir las necesidades de la empresa, es decir, si se busca una herramienta que permita el registro de asistencia desde cualquier ubicación, en caso de  que se cuente con personal en oficina y campo. Así como si se requiere un software para la asignación de horarios rotativos o que sea compatible con la gestión de nómina. 

• Considerar la facilidad de implementación y soporte técnico

Una característica importante a tomar en cuenta en un software de control de asistencia es su facilidad de implementación, esta herramienta debe contar con una interfaz intuitiva que facilite a los empleados registrar su ingreso o salida; además de ser compatible con versiones dispositivos móviles. También es recomendable que ofrezca asistencia técnica para solucionar cualquier inconveniente que ponga en riesgo la operación diaria. 

¿Por qué Zeus es el mejor software control de asistencia?

Zeus es un software especializado en Recursos Humanos que ofrece funcionalidades orientadas a la gestión de asistencia y turnos en una empresa con geolocalización. Permite centralizar todas las actividades en una interfaz, como registro de entrada, salida, turnos, gestión de vacaciones y permisos. Además, los líderes pueden aprobar o justificar faltas desde la aplicación para mejorar el control y obtener visibilidad en tiempo real. 

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