Software de capacitación: beneficios, tipos y características

Un software para capacitación de personal  es un activo fundamental para los equipos de trabajo. Puesto facilita el desarrollo de habilidades y facilita la retención de talento, ya que de acuerdo con datos de la consultoría McKinsey, casi el 41% de las renuncias se dan por la falta de capacitaciones. 

Aquí te contamos todo lo que debes saber sobre el software de capacitación.

¿Qué es un software para capacitación? 

Un software de capacitación de personal es una herramienta digital que facilita la gestión, entrega y evaluación de contenidos formativos por medio de módulos interactivos y sistemas de seguimiento.

De acuerdo con el libro e-Learning and the Science Instruction de Ruth Clark & Richard Mayer; este tipo de capacitaciones  permiten la implementación de estrategias de aprendizaje personalizadas, el seguimiento del avance de cada persona, la solicitud de evidencias y optimiza el proceso de formación en entornos tanto educativos, como laborales.

Este tipo de herramientas tiene la ventaja de permitir el acceso a la información en cualquier momento y lugar, lo cual facilita tener mejores resultados de aprendizaje y gestión del tiempo de cada colaborador.

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Características de un software para capacitación

A través de los software para capacitación, las empresas logran optimizar sus procesos de enseñanza y desarrollo profesional de colaboradores, pues ofrecen funcionalidades orientadas a la flexibilidad y personalización de cursos con apoyo de Inteligencia Artificial.

• Almacenamiento de información: agrupan los materiales de cada programa de capacitación de manera digital para que estén disponibles en el momento que el personal lo requiera consultar. 
• Evaluación automatizada: estas herramientas permiten la asignación de pruebas para confirmar o encontrar áreas de mejora de los materiales proporcionados, las cuales se revisan de forma automática para que los líderes se centren solo en su análisis. 
• Creación de perfiles de cada colaborador: los software para capacitación permiten que cada colaborador tenga un usuario en el que se registra su progreso y encuentra los cursos asignados de manera ordenada. 
• Otorgar retroalimentación sobre el desempeño:  los sistemas de administración de capacitación permiten a los encargados realizar un seguimiento del curso y proporcionar sugerencias para mejorar las habilidades o conocimientos relacionados con el tema enseñado. 
• Personalización de los materiales: estas herramientas permiten asignar cursos a los colaboradores según sus funciones, proyectos o necesidades. Así como ajustar los contenidos a su ritmo y tipo de aprendizaje. 

Tipos de software para capacitación de personal

Existen diversos tipos de sistemas enfocados en la administración de capacitaciones dentro de organizaciones, algunos integran funcionalidades de Inteligencia Artificial o son compatibles con otras herramientas digitales para hacer más eficiente el desarrollo profesional de los colaboradores. 

Algunos sistemas están configurados con distintas funcionalidades, las cuales se ajustan a las necesidades de cada compañía o programa de capacitación, por ejemplo, si son cursos breves, personalizados por puesto o materiales generalizados al sector de la empresa.

Learning Management Systems (LMS) o sistema de administración de la capacitación

Es un tipo de software que permite crear, implementar y desarrollar un programa de capacitación o curso de aprendizaje específico. Su formato más común se compone por un servidor que soporta la funcionalidad del curso y una interfaz para el usuario operada por el personal asignado. 

Por ejemplo, Zeus es compatible con LMS de terceros, posee la flexibilidad de conectar con plataformas existentes y potenciar programas de formación que ya están implementados. 

Sistemas de microaprendizaje 

Dicha herramienta se centra en ofrecer contenidos breves y concisos con el objetivo de que sean revisados por el personal en poco tiempo. Al proporcionar lecciones específicas, ayuda a programas de capacitación continua en entornos laborales, de acuerdo con la Universidad Intercontinental.  

Plataformas de gamificación 

Los sistemas que utilizan gamificación en su interfaz facilitan la incorporación de juegos como parte de los programas de capacitación para hacer los cursos más atractivos y motivadores para el personal. Su principal objetivo es promover la participación de los colaboradores y mejorar la retención de la información, puede ser a través de recompensas, puntos o reconocimientos. 

Learning Experience Platform (LXP) o plataforma de experiencia de aprendizaje

Consiste en una base de conocimiento integral de programas de capacitación, al igual que los sistemas anteriores, esta plataforma permite que el personal de una empresa acceda a cursos de formación, sin embargo, se centra en que los colaboradores sean quienes seleccionen el contenido a consultar. 

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 ¿Por qué la gestión de capacitación es importante?

Al implementar capacitaciones laborales pueden presentarse algunas ineficiencias que dificulten su efectividad y el aprovechamiento de recursos, por ejemplo, un programa de formación mal diseñado o que no se adapte a las necesidades del personal, ofrecer cursos obsoletos en cuanto a la innovación tecnológica o cursos con formatos poco atractivos. Una opción para prevenir estas complicaciones es la incorporación de software especializado en la gestión de capacitaciones. 

Administrar un programa de capacitación en una organización permite que los encargados de Recursos Humanos aseguren que los colaboradores desarrollen las habilidades y conocimientos esperados para potencializar sus funciones y desempeño en las operaciones diarias. Además, asegura que las compañías fomenten el interés del personal por adquirir nuevas destrezas, innovar los procesos internos y garanticen su motivación en las actividades. 

Este tipo de herramientas también ayudan al departamento de Recursos Humanos a evaluar si los recursos asignados fueron suficientes para obtener resultados positivos de los cursos asignados o si, por el contrario, se requieren ajustes que permitan hacer más eficiente el aprendizaje de los colaboradores. 

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Zeus es el software para capacitación de personal ideal para tus colaboradores. Sus funcionalidades permiten que tomen programas de formación personalizados basados en su perfil y rendimiento. 

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