Tener documentos almacenados en una biblioteca digital es una estrategia necesaria para las empresas, ante la ola de innovaciones tecnológicas. Además, por medio de esta herramienta se simplifica el proceso para solicitar documentos.
Así, las empresas con una biblioteca digital obtienen la información que necesitan al instante, sin importar el lugar donde se localicen. Reducen los tiempos en su búsqueda, la toma de decisiones a partir de esta y se agilizan operaciones.
Actualmente, existen distintos software de gestión que permiten almacenar documentos en la nube y uno de ellos es ZEUS, una aplicación digital que permite tanto enviar como recibir archivos, entre otras funciones.
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Una biblioteca digital es un espacio de almacenamiento en la nube, en el cual todos los materiales son digitalizados, están organizados sistemáticamente y con apoyo de la tecnología se integran diferentes recursos para el acceso universal a través de la red, según Georgina Torres en La biblioteca virtual, ¿qué es y qué promete?.
Es decir, es un almacenamiento digital donde se pueden organizar contenidos de acuerdo con las necesidades de cada persona. Algunas herramientas que permiten crear una biblioteca digital no suelen tener límite de almacenamiento, cantidad de descargas o miembros con los que se comparte, como por ejemplo ZEUS.
La principal función de este tipo de bibliotecas es compilar archivos de manera digital tanto y sirven también como herramientas para complementar capacitaciones laborales. Pueden generarse bibliotecas digitales universales disponibles para cualquier persona o privadas, es decir, que solamente hay acceso para ciertos miembros.
Contar con documentos en un espacio digital representa grandes ventajas para las empresas, entre las que se encuentran:
Una de las principales ventajas de este tipo de almacenamiento, es que pueden compartirse documentos con los colaboradores fácilmente y al momento. Además, las actualizaciones se hacen al instante, por lo cual todos tendrán la información en tiempo real sin importar su ubicación.
Mantener la información en la nube, además de ser más práctico, suele ser más barato que mantener un espacio físico. Algunas herramientas permiten su uso de manera gratuita con almacenamiento limitado y algunas otras ofrecen mayor capacidad por un monto mensual o anual.
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Las bibliotecas digitales al estar en la nube cuentan con copias de seguridad de manera periódica, para resguardar mejor la información almacenada y poder rescatarla en caso de fallas o si se borra por accidente. Además, los archivos eliminados cuentan con un resguardo adicional en caso de que se desee recuperar.
Al ser una herramienta digital, el acceso a estos documentos es controlado por la persona que la creó y puede seleccionar si pueden ser editados o no. Además, pueden compartirse datos confidenciales de manera segura y quedan resguardados mejor que en un espacio físico.
Aprovechar el almacenamiento en la nube mediante bibliotecas digitales, permite que todos los archivos de una persona o empresa estén en orden y puedan encontrarse en cuestión de segundos.
Por medio de ZEUS las empresas pueden brindar a sus colaboradores acceso fácil y rápido a información relevante para su trabajo y desarrollo profesional. Al compartir un documento, este se acomoda por carpetas como una biblioteca digital para que estén organizados.
La biblioteca digital se mantiene actualizada con los nuevos documentos y recursos que se integran por parte de los líderes. Además, se adapta al estilo de trabajo y necesidades del equipo.
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