Ya sea que se trate de un emprendedor o de un CEO consolidado, el uso que hace del tiempo es uno de sus principales activos, por lo que desperdiciarlo es un riesgo para el negocio. Ante ello, ciertas actividades en las que concentre su atención deben ser aquellas más redituables para la empresa.
Actualmente, las actividades relacionadas con el desempeño operativo, es decir, el día a día, consumen el mayor volumen de tiempo de los directivos. Esto reduce el tiempo de atención a otras tareas como evolucionar el modelo de negocio, comprometerse con clientes, involucrarse o desarrollar a los empleados, incluso establecer relación con inversionistas, de acuerdo con la Global CEO Survey 2023 de PWC.
Esto podría deberse a una mala organización de equipos de trabajo, inadecuada gestión de proyectos, falta de herramientas o inadecuada administración del tiempo que podrían afectar el cumplimiento de objetivos.
Los avances tecnológicos son útiles cuando se emplean de forma inteligente en las empresas para realizar la gestión de proyectos; por ejemplo, no les sirve a los directivos contar con 10 aplicaciones de administración si no se utilizan de forma adecuada por falta de capacitación del personal o son softwares que no pueden conectarse entre ellos.
Por el contrario, cuando se seleccionan herramientas adecuadas y aplicaciones de inteligencia artificial complementarias, se logran estrategias eficaces para la gestión, ya que se pueden realizar planeaciones y estimaciones precisas; así como automatizar procesos de administración de recursos, análisis de productividad, pagos de nómina o facturación.
¿Qué es gestión de proyectos?
Es la planificación, seguimiento, control y orientación de un plan de trabajo. Se requiere la aplicación de herramientas para alcanzar objetivos estratégicos que permitan garantizar la asignación de recursos, según el Centro Europeo de Posgrado (CEUPE).
Un buen líder de proyecto debe administrar correctamente las actividades de una compañía para llevar una mejor organización en el desempeño diario del personal, coordinar de manera adecuada diversas estrategias como el lanzamiento de un nuevo producto, atraer más clientes o talento.
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Automatización en la gestión de proyectos
La incorporación de tecnología en la gestión hace a algunos procesos administrativos más rápidos y eficaces, al reducir el trabajo manual y repetitivo con un software que se activa de manera automática. El objetivo principal de la automatización es el ahorro de tiempo y maximizar los resultados de proyectos.
ZEUS es un gestor empresarial que permite a los directivos administrar diversos proyectos con funciones programadas para reducir costos y optimizar la productividad de los colaboradores. Algunas funciones que se pueden automatizar con este software son:
- Asignación y entrega de actividades
Con ZEUS los líderes de equipo pueden olvidarse de enviar correos con las actividades que cada colaborador debe realizar y buscar en la bandeja de entrada su entrega. Con esta herramienta pueden asignar y recibir tareas de manera ordenada y rápida; además, de visualizar el avance diario del personal.
- Obtención de reportes
Hoy en día, herramientas digitales como ZEUS generan reportes actualizados al momento del desempeño de cada colaborador, resultados de las actividades y el día a día de cada proyecto. Esto beneficia no sólo en la gestión de tareas, también permite que el 50% de la toma de decisiones sea más estratégica con base en data y realizar una supervisión más eficaz.
- Resguardo de la información
Por medio de la tecnología, los directivos dedican menos tiempo en guardar archivos y orden por proyectos. Ahora mediante el almacenamiento en la nube se pueden crear bibliotecas digitales que permitan encontrar y resguardar información en instantes.
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- Check in remoto
ZEUS permite automatizar el registro de ingreso y salida de todo el personal sin importar el lugar donde se encuentren. Además, la información puede integrarse con sistemas de gestión de nómina para simplificar el tiempo invertido en la tarea administrativa.
- Comunicación con equipos
Anteriormente, para entablar comunicación digital se requería registrar el número de cada persona en la agenda celular. Ahora este proceso puede ser automatizado, una vez que se descarga la aplicación de ZEUS el líder de equipo puede entablar una conversación con cada miembro sin necesidad de registrarlo.
A través de esta herramienta se reducen 30% los costos de comunicación y aumenta la efectividad de comunicación en equipos de trabajo.
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