Los directores ejecutivos y líderes empresariales tienen la mayor carga de responsabilidad en una organización, sus decisiones tienen el potencial de llevar al éxito o al fracaso su negocio. Por lo que el uso de su tiempo, atención y gestión operativa es fundamental; sin embargo, mucho de su tiempo se malgasta, generando pérdidas económicas.  

De acuerdo con una encuesta mundial realizada a 4, 702 presidentes y consejeros  por PWC a directivos, estos consideraron que existe una gran cantidad de actividades del día a día en la gestión de empresas que provocan un uso del tiempo ineficiente y por lo tanto, pérdidas económicas. Estas actividades son por ejemplo el tiempo dedicado a reuniones, procesos administrativos y correos electrónicos, aunque existen otras. 

• 45% Emails
• 41% Procesos de adquisición / contratación
• 40% Reuniones informativas
• 40% Procesos de aprobación de gastos 
• 40% Evaluaciones de rendimiento 
• 39% Procesos de nómina
• 39% Cuestiones tecnológicas
• 38% Procesos de aprobación de inversiones empresariales
• 35% Reuniones de toma de decisiones 

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¿Cómo las actividades del día a día generan pérdidas financieras?

Cómo ya se vio existen actividades que demandan gran cantidad de tiempo, aunque son necesarias para garantizar una óptima gestión operativa, por ejemplo, la entrega de reportes mensuales, reclutamiento de personal, asignaciones de tareas, entre otras.  

Sin embargo, cuando dicha administración no se hace de manera correcta puede ocasionar problemas como frenar el crecimiento financiero. Pues se estima que el costo de este tipo de fallas administrativas, es decir de tiempo desperdiciado, es equivalente a 10 billones de dólares, según PWC. 

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Una mala gestión del tiempo y pérdidas económicas en productividad, no son los únicos aspectos en los que los directivos podrían tener repercusiones negativas. El llevar una mala administración interna y dedicar más horas del día en atender las actividades arriba mencionadas,  restan tiempo que puede ser enfocado en la planeación de inversiones con mejores rendimientos, contacto con clientes, o identificar alianzas y oportunidades de negocio.  

Algunas de las actividades diarias que  pueden ser gestionadas de mejor forma para evitar pérdida del tiempo, tanto al personal como a los líderes de equipo, y prevenir repercusiones financieras son: 

• Exceso de reuniones.  Para el 60% de los trabajadores las reuniones son una distracción del trabajo que deben completar, pues genera interrupciones en las actividades, de acuerdo con el reporte sobre Distracciones en el Trabajo de Udemy For Business. Por ejemplo, esto podría reemplazarse por comunicados masivos, llamadas breves o un mensaje por un chat interno. 
• Correos electrónicos innecesarios. Los trabajadores dedican alrededor de dos horas diarias en la bandeja de entrada, es decir 30 días laborales al año, la mitad de ese tiempo es empleado en correos breves que podrían ser llamadas o mensajes instantáneos, releen mensajes accidentalmente y corroboran si hay nuevos, de acuerdo con un estudio realizado en Reino Unido retomado por Independent.  Una forma de solucionar esta deficiencia es a través de mensajes instantáneos breves, asignación directa de actividad o envío de solicitudes de documentos. 
• Inadecuada coordinación de equipos . Cuando no se coordinan de manera adecuada las actividades que cada colaborador debe realizar, genera interrupciones constantes al ritmo de trabajo. Esto provoca que cerca de un tercio de las personas pierdan motivación en su trabajo y el 22% considera que las interrupciones por mala gestión de las actividades les impide alcanzar su máximo potencial, Udemy For Business. 

Actualmente, existen aplicaciones que permiten la delegación adecuada de actividades, generan reportes del avance diario y cuentan con chat empresarial para resolver dudas como ZEUS.

¿Cómo hacer más eficiente el uso del tiempo? 

Las y los directivos encuestados también consideran que es necesario cambiar su enfoque de negocios por uno que transforme cada proceso operativo que realizan y sea más ambicioso, con el fin de obtener mejores resultados y ganancias económicas, según PWC. 

Algunos de ellos implementaron como solución la inteligencia artificial generativa, de acuerdo con PWC. Aunque también, existen otras opciones de tecnología para hacer eficientes las tareas del día a día, como softwares de gestión empresarial. 

Un ejemplo es ZEUS, un superadministrador que aumenta 40% la productividad de los trabajadores y automatiza tareas del día a día para que los líderes empresariales puedan enfocarse en actividades más complejas como estrategias de inversión a corto y largo plaza, definir perfiles de inversiones, generar estrategias de crecimiento y cuidar relaciones comerciales. 

Con esta aplicación se reducen los tiempos en la delegación de actividades, pues cuenta con un apartado para asignar a cada miembro de un equipo tareas específicas. Además, otorga reportes actualizados del avance diario para una mejor supervisión. 

También ofrece herramientas para la capacitación de personal, chat interno, almacenamiento en la nube y check in remoto con el fin de reducir los tiempos en la gestión de equipos y proyectos. 

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