Para evitar la quiebra por una mala administración y gestión, las empresas requieren de una correcta planeación de gestión de costos de un proyecto, herramientas de evaluación de desempeño, óptima administración de la información de una empresa y evaluar los resultados obtenidos.
Entre el 2019 y 2023 cerraron cerca de 1.4 millones de establecimientos, según el INEGI, una de las causas identificadas fue la mala administración del negocio, de acuerdo con la Asociación de Emprendedores de México (ASEM).
Para prevenirlo, en su etapa inicial las empresas deben definir las actividades para cada área, metas a seguir, estudiar el panorama de la industria enfocada, establecer presupuestos y medir los resultados obtenidos.
La persona encargada de analizar los resultados debe establecer la forma en que se evaluarán las estrategias, es decir, qué métricas se ocuparán, cómo se obtendrán y su viabilidad con el proyecto para procurar la optimización del retorno de inversión.
¿Por qué es importante la medición de resultados?
La medición es un elemento clave para conocer el impacto, valor y viabilidad de los proyectos de una empresa, pues proporciona estadísticas apropiadas para fortalecer el negocio. De acuerdo con la Encuesta Global Transformación y Dirección de Proyectos 2021 de PMI y PWC, únicamente el 41% de las Oficinas de Dirección de Proyectos (PMO por sus siglas en inglés) miden y revisan constantemente su desempeño y cerca de la mitad informan los impactos de proyecto a directivos.
Analizar los resultados tanto de un proyecto como de una organización, permite adelantarse a las problemáticas que pudieran surgir, por ejemplo, si la empresa no alcanza los resultados esperados con una oportuna evaluación se podrían identificar las causas y realizar ajustes con el fin de prevenir su fracaso.
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De acuerdo con la Universidad Millennia Atlantic, algunas de las ventajas que ofrece la medición de resultados son:
- Identificar y corregir desviaciones de las metas establecidas.
- Obtener retroalimentación comparativa de los logros con los estándares definidos.
- Comunicar expectativas al personal y aumentar la responsabilidad por los resultados.
- Fortalecer el aprendizaje organizacional.
- Tomar mejores decisiones de inversión, planes y políticas.
Proceso para la medición de resultados
Al implementar diversas estrategias en una empresa se requiere su evaluación para conocer si la seleccionada funciona de manera adecuada o requiere modificaciones. Para medir sus resultados, PMI y PWC recomiendan tomar en cuenta:
- Selección e implementación de mediciones
Cada empresa es diferente, por lo que métricas que funcionan para una, no necesariamente serán útiles para otra. Por ello, se requiere un diagnóstico a partir de la estrategia para establecer los objetivos y las mediciones con las que se evaluarán los resultados.
Para lograr definirlas con éxito, es necesario que su selección permita comprender la información obtenida de manera clara y esté alineada con lo que se busca evaluar. Por ejemplo, si el objetivo de la empresa en una etapa inicial es hacer crecer el número de seguidores en redes sociales, deberán seleccionarse métricas alineadas con la plataforma, analizar su rendimiento y comparar sus resultados con lo establecido previamente.
- Revisión de mediciones
Con el paso del tiempo los negocios evolucionan, por lo cual, es necesario para las empresas revisar si las métricas seleccionadas son las adecuadas para la etapa del proyecto, si proporcionan la información requerida para los objetivos del cliente y si se obtienen los resultados esperados o se requieren ajustes.
Se sugiere que en su revisión participen los departamentos involucrados, pues de acuerdo con PMI y PWC el 63% de las organizaciones con una PMO la involucran en el desarrollo de métricas y solamente el 39% realiza dicha actividad con la alta gerencia. Ante esta situación, describen que las compañías corren el riesgo de que se seleccionen métricas que no están alineadas con las estrategias definidas.
- Apoyo de la tecnología
El uso de herramientas digitales enfocadas en la medición del desempeño y resultados, permiten a las empresas medir eficazmente su impacto. El 79% de los directores de proyecto en organizaciones expresaron que el uso de la tecnología volvía más fácil la medición de resultados, según PMI y PWC. Recurrir a software de gestión de proyectos se convierte en una ventaja competitiva en creación de estrategias para líderes empresariales.
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Aunque cerca de la mitad de las organizaciones presentan barreras presupuestarias para la inversión en este tipo de herramientas, derivadas del precio, mantenimiento o formación, de acuerdo con PWC. Incluir en el plan de gestión de costos de un proyecto, software como ZEUS y cursos de indicadores de desempeño representa una inversión eficiente.
Esta aplicación no tiene costo de implementación y ofrece planes accesibles para las empresas. Además, por su versatilidad de herramientas, ofrece soluciones no solo para la medición de resultados, también facilita algunas actividades manuales del departamento de recursos humanos y permite a los líderes de equipo la delegación de actividades.
ZEUS también ofrece reportes automatizados del desempeño diario de los colaboradores y métricas como número de ventas por área y colaborador, ingresos de flujo y visitas generadas en una ruta establecida, para hacer más eficiente la creación de estrategias, seguimiento de resultados y operación diaria.
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