Durante las fechas decembrinas, las empresas recurren con mayor frecuencia a la creación de invitaciones a eventos corporativos, ya sea para una fiesta o cena de fin de año. Aunque también se emplean en otras ocasiones, por ejemplo en el aniversario de fundación de la compañía, oportunidades de networking, el cierre de un proyecto, presentación de producto, resultados anuales, entre otros.
Sin importar el motivo, las tarjetas de invitación pueden servir para fortalecer el sentido de pertenencia de los colaboradores o ser el primer contacto para un cliente potencial, de ahí que su creación requiera atención. Actualmente, con los avances tecnológicos, es más habitual realizarlas y enviarlas de manera virtual por su formato novedoso, económico y práctico.
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¿Cómo hacer invitaciones digitales?
Realizar una tarjeta de invitación tiene cierto grado de complejidad, ya que son un elemento clave en la organización de eventos, pues no sólo deben transmitir la información relevante de este, también sirven para asegurar la asistencia de los colaboradores.
A continuación se enlistan algunas consideraciones para invitaciones a eventos.
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Definir motivo del evento
Aunque suene sorpresivo, en ocasiones es necesario recordarles a los asistentes la razón del evento corporativo. Por ejemplo, cuando se integran nuevos colaboradores no conocen si se realiza alguna celebración al finalizar el año o si es un congreso, por ello, es necesario informar su finalidad.
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Redacción del texto
Para iniciar la redacción de las invitaciones se debe establecer el tono de comunicación, si será personalizada para cada invitado con su nombre y puesto o de manera genérica. Entre los elementos necesarios que debe incluir una tarjeta de invitación se encuentran:
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Inicio: es recomendable comenzar de manera personalizada cuando la reunión se organiza de manera interna, para detallar la importancia que tiene para la compañía su asistencia.
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Datos del evento: Se debe colocar el día, la hora y lugar del encuentro; así como mencionar si es individual o pueden llevar acompañantes.
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Cierre: Para hacer sentir a las personas bienvenidas y especiales, es necesario finalizar con un agradecimiento por su asistencia o alguna frase relacionada con el motivo de la invitación.
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Llamado a la acción: para una mejor planeación y compromiso de ambas partes, se puede solicitar confirmar la asistencia.
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Seleccionar el diseño
Actualmente, existen páginas para crear invitaciones digitales gratis a manera de plantillas, las cuales pueden ser personalizadas para que coincidan con la imagen corporativa. Estas son un excelente recurso cuando no se cuenta con un área de diseño en la compañía; sin embargo, se recomienda que estén en sintonía con la cultura organizacional para brindar una mejor impresión a los asistentes.
Para su diseño, las empresas deben aprovechar los recursos digitales que existen para hacer que sus invitaciones sean creativas y despierten interés. Esto se puede lograr con un formato interactivo que incluya temática, imágenes o vídeos y links de confirmación.
A través de aplicaciones como ZEUS, las empresas pueden visualizar la plantilla organizacional actual para la elaboración de invitaciones personalizadas. Además, cuenta con gafetes digitales con los cuales es posible gestionar de manera eficiente el ingreso al evento.
También cuenta con un apartado para el envío de comunicados masivos o segmentados a manera de historias de Instagram, por medio del cual los líderes pueden mantener informados a sus colaboradores sobre la fiesta de fin de año y envío de de invitaciones.
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