¿Sabes que es el onboarding? Se trata del proceso de integración de nuevos colaboradores. Su objetivo es facilitar la transición del talento humano hacia su nuevo lugar de trabajo.Este proceso incluye planear actividades y programas diseñados para brindar las herramientas necesarias para el cumplimiento de sus funciones. 

En este  lapso los nuevos colaboradores reciben orientación y adquieren conocimiento específico sobre su cargo, de acuerdo con Michael Page. Además, permite que se incorporen con éxito, se mantengan motivados y cuenten con la disposición necesaria para alcanzar las metas de la organización, lo cual facilita el incremento de la productividad, retención del talento y descentralización de actividades. 

De igual forma, el onboarding es un reflejo de la cultura organizacional, por lo cual, el departamento de recursos humanos debe diseñar estrategias eficientes para su implementación; durante el 2022 a nivel global el 14% de los profesionistas consideraba que su lugar de trabajo era una comunidad poco acogedora, razón por la cual contemplaban renunciar en los próximos meses, según McKinsey. 

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5 claves para un proceso de onboarding eficiente

Hoy en día, existen soluciones digitales que facilitan la administración del talento humano, como los softwares de gestión. Este tipo de herramientas potencializan los procesos de onboarding y permiten vigilar que los colaboradores se integren con éxito en sus equipos de trabajo, así como fomentar su permanencia y promover su desarrollo profesional. Algunas claves para lograr una incorporación exitosa con esta tecnología son:  

Los empleadores deben iniciar el proceso de onboarding desde el reclutamiento de personal, pues de esta forma aseguran la selección de colaboradores con mayor afinidad a la empresa y disminuyen las posibilidades de rotación laboral a corto plazo. 

Además, el 78% de los profesionistas afirmaron que la forma en que se les trataba durante el reclutamiento, era un reflejo del interior de la compañía e influía en su decisión de aceptar o no un empleo, de acuerdo con el informe Talent Acquisition Trends de LinkedIn.

Para mejorar este paso en el proceso de onboarding, un software de gestión como ZEUS es la mejor alternativa. Hoy en día, también existen herramientas que pueden integrarse con esta aplicación para que el personal de recursos humanos pueda gestionar de forma eficiente las postulaciones de los candidatos, brindar atención personalizada y facilitar el proceso de selección. 

2. Definir las actividades del proceso 

Antes de incorporar a un nuevo colaborador, se deben definir las actividades y procedimientos a su llegada. Por ejemplo, la información que debe conocer primero, cuándo y cómo será presentado a su equipo de trabajo, cursos o capacitaciones que debe tomar antes de iniciar sus funciones. 

Para ello ZEUS cuenta con la visualización del organigrama empresarial para brindar la información relevante del puesto o proyecto a cada colaborador, por ejemplo los miembros de su equipo, así como un chat interno para coordinar reuniones con los equipos de trabajo para la presentación del nuevo miembro. También ofrece un apartado para la asignación de capacitaciones, estás pueden ser segmentadas para compartirse únicamente con los nuevos colaboradores. 

Los colaboradores buscan sentirse reconocidos y valorados, por lo cual una buena opción para agradecer su incorporación puede ser con un pequeño obsequio; este puede incluir desde una agenda y pluma con el logo de la compañía, hasta una carta de bienvenida personalizada en la que se exprese la misión y visión del negocio, así como el deseo de brindar desarrollo profesional. 

La tarjeta de bienvenida puede ser creada desde el administrador web de ZEUS y compartirse justo en el día en que inicie actividades el nuevo colaborador, también puede enviarse un comunicado masivo o a un departamento para informar de forma pública su incorporación y mencionar que cuenta con el apoyo del resto del equipo. 

El proceso de onboarding requiere mantener comunicación constante con el nuevo talento, pues no se trata solo de darle la bienvenida, sino de brindar  seguimiento durante su incorporación. Por ejemplo, corroborar  si cuenta con las herramientas necesarias para desempeñar sus funciones, verificar  su presentación y vinculación  con su equipo de trabajo, conversar sobre su sentir con las actividades asignadas o si la información proporcionada del proyecto es clara. 

De esta forma, la empresa muestra su interés por el bienestar de su personal y previene afectaciones a la operación interna por una mala incorporación de nuevos colaboradores, como falta de información, inadecuada comunicación con sus equipos o al no comprender sus actividades. 

Esta comunicación se puede coordinar con el chat interno de ZEUS, de esta forma se previene afectaciones en la gestión del tiempo del colaborador al asistir a juntas con recursos humanos y permite estar al pendiente de cualquier comentario o duda al instante. 

Es necesario en las empresas crear oportunidades para que los nuevos colaboradores se sientan integrados con su equipo de trabajo, esto puede lograrse con actividades fuera de las funciones de cada trabajador, como concursos, juegos internos o una comida de bienvenida. Este tipo de estrategias permiten que el personal se conozca más allá de un proyecto y es una oportunidad para reforzar el ambiente laboral. 

Estas actividades, pueden darse a conocer a través de ZEUS, por medio de comunicados masivos o segmentados por departamentos, estos pueden ser personalizados y se muestran en un formato dinámico a manera de historias de Instagram. También es posible coordinar los horarios del equipo para que puedan asistir a estas sin afectar el desempeño de sus funciones y fomentar un ambiente de inclusión laboral. 

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