Propósito de año nuevo 10: mejorar la comunicación interna

Durante el 2023, los trabajadores a nivel global dedicaron 9% más de tiempo a comunicarse que el año pasado, de acuerdo con Grammarly y The Harris Poll. Aunque puede parecer positivo, la realidad es que dicho aumento puede derivarse a que la eficacia de dichos mensajes disminuyó 12% y, por tanto, se requirió dedicar más tiempo para que su mensaje fuera comprendido. 

Ante esta situación y el aumento en la demanda del trabajo colaborativo al interior de las organizaciones, es necesario que las compañías integren dentro de su análisis de fin de año un estudio de cómo es la comunicación interna entre sus colaboradores. 

En caso de presentar ineficiencias que afectan el clima laboral y la relación entre los colaboradores, se recomienda establecer la mejora de la comunicación como uno de sus propósitos de año nuevo. De tal forma, que los directores ejecutivos se comprometan a impulsar un buen flujo de información y transmisión de ideas eficiente con su personal. 

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Guía para potencializar la comunicación organizacional ¡Deja que ZEUS lo haga! 

En ocasiones, las organizaciones pueden presentar problemas internos como el retraso en las actividades y pérdida de archivos por una mala transmisión de la información por parte del equipo o líder empresarial. Por ejemplo, si un mensaje no se comunica de forma adecuada puede provocar que el personal no comprenda lo solicitado o la urgencia del mismo. 

Para prevenirlo ZEUS, un software de gestión empresarial, diseñó la siguiente guía de apoyo para que los líderes de equipo puedan potencializar su comunicación organizacional desde el inicio de año. Además, cuenta con herramientas de apoyo como un chat interno disponible 24/7, un espacio para el envío de comunicados segmentados y un apartado para la asignación de tareas. 

1. Aprender a comunicar ideas 

Para crear mensajes corporativos eficientes, los líderes necesitan definir qué es lo que se busca comunicar, es decir, el cambio en políticas internas, la incorporación de nuevo personal o un agradecimiento por un nuevo récord de ventas. 

Una vez definida la intención del mensaje, el personal puede apoyarse de correctores de ortografía y redacción para transmitir su idea de forma eficiente; en caso de solicitar una actividad o tarea, se recomienda expresar el objetivo de esta y fecha de entrega. Si quieres conocer más alternativas, te sugerimos leer: 

Tips para transmitir tus ideas de manera clara a tu equipo

2. Identificar formatos de comunicación interna 

Actualmente, las empresas se apoyan considerablemente de las herramientas de comunicación instantánea para el envío de mensajes en tiempo real, como WhatsApp. La cual, a principios del 2024 contaba con 2,000 millones de usuarios activos mensualmente, según Statista.  

Sin embargo, las compañías necesitan que su comunicación sea estratégica y no recaiga en un único medio de comunicación, pues en caso de presentar una falla obliga a frenar toda la operación interna. Para ello, las organizaciones deben seleccionar los medios adecuados acorde al mensaje, por ejemplo, si es una pregunta sobre un documento puede enviarse un mensaje instantáneo, pero si se solicita el contrato de un proveedor es preferible otro medio como el correo electrónico o software especializado. 

Te invitamos a leer más sobre el tema en nuestro artículo: 

¿Cuál es la vía de comunicación más eficiente para mi empresa?

3. Establecer canales adecuados para el flujo de mensajes 

Derivado de las innovaciones digitales, actualmente existen otras alternativas de aplicaciones de mensajería para coordinar la comunicación interna en las organizaciones, más allá del correo electrónico o WhatsApp más eficientes, como ZEUS. 

Este software de gestión cuenta con un chat corporativo que permite el envío de mensajes en grupo o individuales. Al ser una interfaz empresarial no es necesario registrar el número de los colaboradores en la agenda del celular, basta con darlos de alta en la aplicación. Además, permite el uso de emojis, compartir imágenes, videos y obtener registros de las conversaciones para prevenir la pérdida de información. 

Nueva aplicación de mensajería para comunicarte con tu equipo

4. Complementar con herramientas digitales 

Plataformas como WhatsApp llegan a presentar fallas como caídas masivas que pueden ser costosas cuando toda la operación diaria, como ventas y atención al cliente, se centra en ese único canal pues se paraliza no sólo la comunicación, también el flujo de trabajo. Mientras que si se opta por el correo electrónico, es posible que la bandeja de entrada se sature y se pierdan mensajes relevantes. 

Se recomienda la incorporación de otras aplicaciones útiles para empresas que permitan la comunicación con el personal en tiempo real, como un software de gestión empresarial como ZEUS. Por ejemplo, esta aplicación permite diversificar los mensajes según su objetivo, pues cuenta con un apartado exclusivo para la solicitud y recepción de documentos, otro para el envío de comunicados y uno más para mensajería. 

Conoce más sobre al respecto en nuestro artículo: 

¿Ignoran tus correos? ZEUS es la solución para gestionar equipos

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