Los activos financieros, así como el flujo de efectivo, son la columna vertebral del negocio. Pues son aquellos recursos que permiten el pago de nóminas, renta de oficinas, gastos operativos, compra de mercancías, entre muchas otras necesidades. Por ello, tener control de los montos totales es fundamental para asegurar la operación continua. La principal vía para lograrlo es tener un presupuesto empresarial.
No tener control sobre las ganancias y gastos puede desde impedir el crecimiento hasta causar la quiebra. Elaborar un presupuesto permite planificar y conocer cómo se están gestionando las ganancias y gastos.
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Un presupuesto es un plan de las operaciones y recursos al interior de una compañía, se formula para lograr los objetivos propuestos en un determinado periodo y se expresa en términos monetarios. Es decir, consiste en planear lo que se hará y cuánto dinero se va a destinar para ello, según Nacional Financiera.
Para generar un presupuesto se requiere tomar en cuenta los gastos fijos y variables. Suele hacerse de manera anual, semestral o trimestral. Dependiendo la razón por la que se está estableciendo un presupuesto será el tiempo que se le terminará. Se puede establecer por cálculos a partir de documentos realizados previamente o a partir de estudios especializados.
Al planear y hacer presupuestos se optimizan los recursos, incrementa la eficiencia en las operaciones y se establecen metas financieras. También permite identificar errores administrativos de algunos gastos y tomar decisiones para un manejo óptimo de los recursos económicos.
El presupuesto de la organización es una herramienta clave para planificar y tener control de los gastos que se realizan. Por ello, a continuación se establecen una serie de pasos para elaborar un correcto presupuesto en tu organización.
Definir la situación financiera. Se requiere analizar cómo se encuentra la compañía para establecer un presupuesto realista y alcanzable. El cual debe partir de conocer los gastos e ingresos de años posteriores para establecer un correcto panorama.
Conocer los objetivos de la organización. Estos permitirán determinar la asignación de recursos para cada área y realizar proyecciones en el flujo de efectivo y gastos tanto fijos como variables.
Crear el presupuesto empresarial. Para establecer el presupuesto para cada área se requiere concentrar la siguiente información: fuentes de ingresos, costos relacionados con las operaciones, gastos operativos, gastos financieros, inversiones, impuestos y el flujo de efectivo.
Supervisar resultados. Una vez repartidos los recursos en cada área, se requiere hacer una revisión para determinar si se están cumpliendo las previsiones o hay desviaciones en el presupuesto asignado y se requieren hacer ajustes.
Ante los constantes avances tecnológicos, incluye como inversión en tus presupuestos algunas herramientas digitales útiles para algunas áreas; por ejemplo ZEUS es una aplicación que se encuentra revolucionando los procesos que realiza el departamento de Recursos Humanos con el fin de aumentar su productividad.
Además, una vez repartido el presupuesto, esta herramienta permitirá tener mayor control sobre las actividades y solicitar evidencias sobre el avance de objetivos a través de un chat disponible 24/7, el cual permite tanto envío de mensajes, como de archivos e imágenes.
De igual forma, permite visualizar el cumplimiento de tareas de cada área y colaborador en tiempo real, lo cual permite supervisar de manera precisa. A través del administrador web se pueden descargar reportes de Excel para revisar con mayor detalle el desempeño al interior de la organización, dicha información se guarda de forma local en el celular y se sincroniza con la aplicación al contar con conexión a internet.
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