Software de onboarding: ¿qué es y cómo beneficia a tu empresa?

La incorporación de nuevos empleados es un paso importante durante  el proceso de reclutamiento. Aunque pueda pasar inadvertido, este momento tiene un impacto mucho mayor del que se podría esperar. Un proceso de onboarding bien ejecutado puede transformar la experiencia de los nuevos colaboradores, mejorando su integración y satisfacción en el trabajo. ¿Cómo lograr esto? A través de un software de onboarding, que optimiza y facilita su adaptación al nuevo entorno laboral, garantizando una transición más eficiente.

¿Qué es el software de onboarding?

Un software de onboarding es una herramienta diseñada para automatizar y optimizar el proceso de integración de nuevos colaboradores en una empresa. Este sistema centraliza toda la información de los nuevos integrantes, facilitando su adaptación y promoviendo una mejor integración al entorno laboral. Además, permite un proceso de incorporación más gradual, evitando que los nuevos empleados se sientan abrumados por exceso de información y tareas al inicio de su trayectoria en la empresa.

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Diferencia entre onboarding tradicional y digital

Aunque tienen el mismo objetivo, existen dos formas de llevar a cabo este proceso: el onboarding tradicional y el digital. Estas son las principales diferencias entre ambos: 

• Comunicación: el onboarding tradicional se enfoca en la interacción cara a cara, mientras que el onboarding digital se realiza de manera virtual.
• Documentación: en el onboarding tradicional los documentos se entregan en formato físico, mientras que en el digital se gestionan en línea, lo que permite agilizar procesos. 
• Método de enseñanza: el onboarding tradicional es presencial y manual, mientras que el digital es remoto y basado en tecnología, proporcionando la ventaja de completar el proceso desde cualquier ubicación.
• Ahorro de costos: a diferencia del tradicional, el onboarding digital es ágil, accesible y rentable, porque es más rápido y reduce costos al eliminar materiales físicos y desplazamientos de los colaboradores.

Características esenciales de un software de onboarding

Para que el proceso de integración sea eficiente, exitoso y esté alineado con los objetivos de la empresa, es fundamental que el software de onboarding cuente con las siguientes características esenciales:

Interfaz intuitiva y fácil de usar

La plataforma debe ser accesible y sencilla, tanto para los nuevos empleados como para los administradores, garantizando una experiencia fluida y sin complicaciones.

Automatización de procesos

Un software de onboarding debe permitir automatizar tareas repetitivas, como la recopilación de documentos, la asignación de tareas y la programación de reuniones de bienvenida, lo que optimiza tiempo y recursos.

Integración con otros sistemas

Debe ofrecer la opción de integrarse con otras herramientas de recursos humanos, como sistemas de gestión de nómina, plataformas de formación y software de atracción y reclutamiento, para una administración más centralizada y eficiente.

Personalización

Adaptar el contenido y las etapas del proceso de onboarding según el perfil del empleado, el departamento o la cultura organizacional, ayuda a crear una experiencia personalizada que favorece el desarrollo de un sentido de pertenencia.

Acceso móvil

Es fundamental que el software sea accesible desde dispositivos móviles porque permite a los empleados participar en el proceso desde cualquier lugar y en cualquier momento.

Seguimiento del progreso

Las herramientas de seguimiento permiten monitorear el avance del proceso de onboarding y la integración del empleado, detectando posibles áreas de mejora y facilitando ajustes oportunos.

Materiales de formación interactivos

El uso de recursos como tutoriales, videos, documentos y simulaciones facilita el aprendizaje de los nuevos empleados, haciendo el proceso más atractivo e interactivo.

Soporte para la colaboración social

Permitir que los nuevos empleados interactúen con colegas y equipos a través de foros, chats o redes sociales internas, promueve la integración social desde el primer día.

Cumplimiento normativo

El software debe garantizar el cumplimiento de todos los requisitos legales y normativos, como la firma de contratos y la recopilación de documentación fiscal, asegurando una gestión adecuada de los aspectos jurídicos.

Feedback y evaluación continua

Facilita la recopilación de retroalimentación sobre la experiencia de onboarding, permitiendo obtener información valiosa para implementar mejoras constantes en el proceso.

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Beneficios de implementar un software de onboarding

Implementar un software de onboarding es una ventaja doble porque ofrece beneficios tanto a las empresas como a los colaboradores. Entre las principales ventajas destacan:

Para la empresa:

• Retención del talento: al prevenir la fuga de empleados con alto potencial, se garantiza la permanencia de los profesionales más capacitados en cada área de la empresa, lo que contribuye a reducir significativamente la tasa de rotación.
• Aumento de la productividad: cuando los nuevos empleados se sienten integrados, comprenden claramente sus objetivos y se alinean con la cultura organizacional de la empresa, alcanzando niveles de productividad más altos. 
• Employee engagement: los nuevos colaboradores que se sienten cómodos en su entorno desde el primer día tienden a desarrollar un mayor sentido de pertenencia, lo que mejora significativamente su compromiso con la empresa. 
• Reducción de costos de contratación: Según el Departamento de Trabajo de Estados Unidos, el costo de una mala contratación representa al menos el 30% de los ingresos del primer año de un empleado. Este gasto puede minimizarse mediante el uso de software especializado, que permita identificar al candidato más adecuado y, posteriormente, fomentar su lealtad y compromiso con la empresa.

Para los colaboradores:

• Integración ágil y efectiva: el acceso rápido a recursos y la simplificación de trámites administrativos aceleran la incorporación de los nuevos colaboradores, mientras que un proceso personalizado asegura una bienvenida positiva.
• Sentimiento de pertenencia: los empleados que se sienten parte de la empresa  conectan más con los valores y la misión, lo que mejora su experiencia laboral y fomenta un ambiente positivo y colaborativo.
• Motivación y clima laboral: los colaboradores bien informados y apoyados están más motivados para demostrar su potencial, lo que contribuye a un clima laboral positivo, favoreciendo la productividad y el bienestar.
• Satisfacción y compromiso a largo plazo: una buena integración aumenta la satisfacción de los empleados, mejorando la estabilidad organizacional, lo que favorece su permanencia y desarrollo a largo plazo.
• Reducción de estrés: un proceso organizado minimiza la incertidumbre y la ansiedad del nuevo talento porque hace más fluida la adaptación al nuevo entorno laboral. 
  
  

¿Cómo elegir el mejor software de onboarding?

Elegir el software de onboarding adecuado es crucial para garantizar una integración eficiente y exitosa de los nuevos empleados. A continuación, se presentan las principales consideraciones al seleccionar la mejor opción para tu empresa:

Automatización del proceso

La automatización de tareas como la asignación de actividades, el cumplimiento de formularios, la entrega de capacitaciones iniciales y el acceso a recursos clave asegura que los nuevos empleados reciban la misma información y preparación desde el primer día, optimizando su integración.

Seguimiento y feedback personalizado

Utilizar encuestas y formularios de retroalimentación para evaluar la efectividad del proceso permite recopilar información valiosa sobre la experiencia de los nuevos colaboradores. Esto facilita la identificación de áreas de mejora y ajustes en tiempo real, asegurando que los empleados se sientan apoyados y valorados desde el inicio.

Integración de la cultura organizacional

Incorporar la cultura de la empresa desde el primer día, mediante recorridos interactivos, videos de bienvenida del equipo directivo, testimonios de empleados actuales y actividades de team building, fomenta un sentido de pertenencia. Además, permite que los nuevos empleados comprendan los valores de la empresa y se sientan parte del equipo de inmediato. 

¿Por qué Zeus es el mejor aliado?

El módulo de Onboarding e Inducción de Zeus es la solución ideal para tu empresa, ya que ofrece una experiencia rápida, fluida y completamente personalizada para los nuevos colaboradores. Este sistema permite monitorear y ajustar el proceso en tiempo real según las necesidades específicas de cada empleado. Además, su integración guiada se adapta a las habilidades de los colaboradores, asegurando una incorporación más efectiva y alineada con sus capacidades. 

Desde el primer día, Zeus fomenta la cultura organizacional, promoviendo un sentido de pertenencia y gracias a la automatización, garantiza consistencia en el proceso. También ofrece seguimiento y retroalimentación instantánea para realizar ajustes cuando sea necesario. El módulo de onboarding incluye vídeos y actividades de team building, herramientas esenciales que refuerzan el compromiso y el sentido de pertenencia de los nuevos empleados.

Además, la inteligencia artificial del onboarding software personaliza la experiencia al generar recomendaciones de capacitación y monitorear el progreso del empleado, lo que impulsa la productividad y el compromiso desde el inicio.

Zeus ya ha optimizado la adaptación y la productividad en empresas como La Zarza, que experimentaba una rotación anual del 40% con más de 250 nuevos empleados por año, distribuidos en más de 500 sucursales. Con Zeus, la rotación se redujo, mejoró la productividad y la experiencia del empleado. Este software permite contratar y formar nuevos colaboradores desde cualquier lugar, asegurando que se mantengan activos rápidamente mediante un proceso de incorporación optimizado y un dashboard personalizado que les proporciona toda la información necesaria.

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