Tipos de herramientas de control de asistencia de personal

El control de asistencia de personal puede convertirse en un problema al interior de las organizaciones, principalmente de aquellas con grandes plantillas, si no se cuenta con las herramientas necesarias para su gestión. Pues se puede incurrir en cálculos erróneos que afecten la nómina, duplicación de horarios o descuido de áreas. 

En la actualidad, existen distintas modalidades y sistemas para efectuar esta tarea, como software especializado con control de asistencia biométrica, huella digital o reconocimiento facial 3D; los cuales se encargan de procesar, ordenar y registrar la información para su análisis, de acuerdo con la Facultad de Ciencias Empresariales (FCE). 

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Beneficios de una buena gestión de asistencia

Ya que uno de los activos esenciales de las organizaciones son sus colaboradores, se requiere un criterio justo para reconocer su asistencia, puntualidad y respecto a los horarios pactados. Esto se logra a través de una buena gestión de asistencia, según FCE.

El control de asistencia de personal, con apoyo de una herramienta eficiente, permite a los directivos y mandos medios de las empresas disponer de información inmediata para tomar decisiones clave que no puedan esperar, por ejemplo, identificar áreas con saturación o falta de colaboradores.

También garantiza contar con información certera sobre ausencias, retrasos, vacaciones y turnos extras laborados para el cálculo de nómina eficiente. Esto previene conflictos internos en las organizaciones por pagos incompletos.  

Además, permite que el departamento de recursos humanos identifique a aquellos colaboradores que presentan retrasos o ausencias de forma constante, para poder entablar con  soluciones en conjunto. Por ejemplo, acuerdos de horarios flexibles, modificación de la hora de entrada y salida o un esquema de trabajo diferente, de acuerdo con la Red de Recursos Humanos.  

Otro de los beneficios es la reducción de costos, al contar con un registro preciso sobre la asistencia es posible reducir gastos operativos como horas extras innecesarias, ausentismos no previstos, contratación de personal adicional y otros relacionados con su administración, por ejemplo, el uso ineficiente de recursos para su registro. 

Tipos de herramientas para el control de asistencia de personal

Existen diversas herramientas para controlar con éxito la asistencia de cada trabajador en una organización, sin importar la industria a la que estén enfocadas. Algunas de estas permiten eliminar significativamente los ausentismos y retrasos a bajo costo, de acuerdo con la FCE. Por ejemplo: 

Tarjetas o relojes de fichaje 

En estas los empleados deben usar una tarjeta con su información personal, como nombre, área de adscripción y puesto, la cual se inserta en una máquina para el registro de la hora de entrada y salida. Aunque su implementación es sencilla y económica, su mantenimiento puede elevar su costo de inversión, es difícil de analizar la información y no permite hacer movimientos de último minuto.  

Aplicaciones móviles 

Para el registro de asistencia, los colaboradores instalan una aplicación en sus celulares. En ocasiones basta con apretar un botón para indicar el inicio de jornada. Es una opción viable para los trabajadores que no acuden con frecuencia a oficina o cuentan con horarios flexibles. 

Software de gestión de asistencia 

A diferencia de la herramienta anterior, un software de asistencia de personal ofrece funcionalidades avanzadas que permiten integrar los registros con otros procesos de recursos humanos, como la administración de nómina, permisos, programación de turnos y distribución del personal en diversas plantas. 

Sistemas GPS 

Al emplear este formato para la gestión de asistencia, no solo facilita que el personal indique el inicio de su jornada, también registra la ubicación exacta del lugar en el que se encuentra. Suele emplearse principalmente en compañías con diversas plantas o en campo, para validar que el trabajador se encuentre en el sitio que debe realizar sus actividades, por ejemplo, brindar mantenimiento a maquinarias de ciertas sucursales. 

Registro biométrico 

Este tipo de herramientas emplean rasgos físicos de los empleados para registrar la asistencia, por ejemplo, huellas dactilares o reconocimiento facial. Una de las ventajas del registro biométrico es que asegura que cada colaborador es responsable del inicio de su jornada, sin permitir que otro lo realice. 

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Con un software de control de asistencia y gestión de turnos, como Zeus, es posible organizar y monitorear la presencia de los equipos. Ofrece herramientas para el registro de entradas, salidas, horas extras y pausas en la jornada para la comida de los colaboradores con geolocalización. 

También permite que los líderes administren las vacaciones del personal, así como justificar faltas y retardos desde la aplicación con el fin de mejorar el control de la plantilla. Además, facilita la creación, edición y asignación de turnos para optimizar esta tarea de Recursos Humanos. En caso de que un colaborador no pueda asistir, la aplicación permite que intercambie su turno con otro empleado para no dejar descubierta cierta área. 

¡Además, se puede  integrar con WhatsApp! La app de Zeus permite vincular esta aplicación para el registro de check in y out sin consumir datos. Esta funcionalidad facilita la interacción entre equipos y garantiza mantener la operación fluida. 

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