¿Qué es control de asistencia de personal y por qué lo necesitas?

El control de asistencia de personal es un recurso que ayuda a crear hábitos en los colaboradores, promover la puntualidad y asegurar el aprovechamiento de la jornada laboral. A través de softwares especializados es posible su gestión eficiente y automática.

¿Qué es el control de asistencia de personal?

El control de asistencia de personal consiste en el registro y comprobación de asistencia de los trabajadores dentro de una empresa de acuerdo con las políticas establecidas. Usualmente, es empleado para promover la puntualidad, asistencia y permanencia en las áreas asignadas. 

Anteriormente, se realizaba de forma manual a través de hojas de asistencia o relojes de fichaje; ahora las empresas cuentan con herramientas digitales que facilitan su gestión eficiente y automatizada. 

¿Por qué es importante el control de asistencia en una empresa?

El control de asistencia en una compañía proporciona diversas ventajas al flujo de trabajo, productividad laboral y crecimiento financiero Por ejemplo, llevar horarios crea rutinas, lo que fomenta no solo la puntualidad, también organización y autonomía,  de acuerdo con la Fundación Ampans. 

También facilita la administración de nómina en una empresa, pues se cuenta con un registro eficiente de las horas laboradas, días de descanso, turnos extras y ausencias para un cálculo correcto del pago de cada colaborador. 

De igual manera, ayuda a tomar decisiones estratégicas que promuevan un buen desempeño de los equipos de trabajo. Por ejemplo, si la mayoría de los colaboradores comienzan su jornada laboral tarde a causa de la hora de ingreso, se pueden considerar alternativas eficientes para garantizar el aprovechamiento de su tiempo.  

Por último, el control de asistencia de personal ayuda a prevenir fugas financieras a causa de la impuntualidad, inasistencia o pago de horas extras en caso de que el personal deba quedarse tiempo extra para terminar sus actividades a causa de un retraso en la entrada. 

Te conoce más del tema en: Control de asistencia: 8 razones para implementarlo en tu empresa

¿Cómo seleccionar la herramienta adecuada?

Para la selección de una herramienta para el control de asistencia de personal se deben considerar las necesidades de la compañía. Por ejemplo, si es un equipo con formato de trabajo híbrido, será necesario una interfaz que permita el registro remoto. A continuación, se enlistan algunas sugerencias a tener en cuenta: 

Facilidad de uso 

Este tipo de tecnología debe contar con una interfaz intuitiva tanto para los colaboradores, como para los administradores, con el fin de que ambas partes puedan registrar su entrada sin complicaciones y la consulta de información sea fácil. Se recomienda que cuente con una versión disponible para gestión web y celular. 

Revisar la capacidad de la plataforma 

Es necesario que la herramienta permita que los colaboradores de una empresa indiquen el inicio de su jornada laboral sin complicaciones. Por ejemplo, si se cuenta con una plantilla grande, se recomienda un software de asistencia especializado en la gestión de recursos humanos para evitar que la plataforma falle por saturaciones y complique el registro. 

Considerar métodos de registro 

Derivado de los avances tecnológicos, existen distintos software que ofrecen una amplia gama de opciones para el registro de asistencia, como registro facial, por huellas dactilares, con ubicación geográfica. Aunque existen unas más sencillas con un botón que se debe apretar desde la aplicación. 

Seguridad 

En ocasiones este tipo de herramientas recopila información sensible del personal, por lo que se recomienda evaluar sus métodos de ciberseguridad y protección de datos, para prevenir filtraciones o hackeos que pongan en riesgo a los colaboradores. 

Adaptabilidad 

Las empresas se encuentran en cambios constantes, por lo que el software seleccionado debe ser capaz de evolucionar a la par que la compañía. Por ejemplo, si el registro se realizaba desde una misma ubicación, pero hay expansión de oficinas, este debe ser capaz de funcionar sin importar el lugar del personal. 

¿Por qué Zeus es la mejor opción? 

Zeus es un superadministrador orientado a centralizar todas las actividades clave de Recursos Humanos, como el registro de entrada, salida, turnos y tareas de cada colaborador desde una sola interfaz. Esta herramienta facilita que los líderes puedan aprobar o justificar faltas y retardos directamente desde la aplicación. 

Con este software especializado es posible monitorear las pausas de comida del personal con geolocalización y opción de registro offline. Además, cuenta con integración a WhatsApp, lo que facilita la interacción sin consumir datos extras y en áreas con baja conectividad para mantener la operación fluida. 

En caso de que un colaborador no pueda cubrir un turno, facilita el intercambio de horario con otro trabajador para no dejar un área descubierta. Desde el administrador, los líderes obtienen visibilidad en tiempo real sobre este tipo de situaciones y permite gestionar solicitudes de vacaciones o ausencias de los empleados. 

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