¿La bandeja de entrada de tu mail está saturada? Esto puede ser porque durante el 2020 se enviaron y recibieron 306 mil millones de correos cada día en el mundo y se estima que la cifra crezca 17.8% para 2026, según Statista. A pesar de que existen otros medios para llevar la comunicación en una empresa, como aplicaciones de mensajería instantánea, los directivos consideran que el correo institucional es la alternativa que necesitan para sus operaciones; por lo cual, se espera que el número de usuarios de correo electrónico crezca hasta 4.700 millones a finales del 2025.
Crear un correo institucional aporta grandes beneficios a las compañías como mejorar su reputación con los clientes, dejar registros de acuerdos con los colaboradores o recibir documentos relevantes como facturas y entregas a clientes; sin embargo, el alto envío de correos puede poner en riesgo el crecimiento del negocio, por ejemplo, podría provocar que los colaboradores no respondan asuntos significativos, como el pago de una factura o una solicitud de un reporte y se afecten las operaciones o relación con el cliente.
Hoy en día se cuentan con otras aplicaciones útiles para que las empresas se comuniquen con su personal en tiempo real. Una opción es con un software para la gestión de proyectos, como ZEUS, el cual ofrece hasta 80% de aumento en la eficiencia de la comunicación gerencial y chat para empresas gratis en todos sus planes.
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Para evitar poner en riesgo los objetivos de una compañía, los líderes empresariales deben prevenir la saturación de la bandeja de entrada y dejar en manos de ZEUS la efectividad de sus mensajes. Este es un software de gestión empresarial y de talento humano que cuenta con herramientas enfocadas en la comunicación, operación, recursos humanos y workplace.
El primer paso que deben dar los directivos y líderes de equipo es priorizar lo que buscan comunicar y definir el medio adecuado para hacer llegar el mensaje. A continuación se enlistan algunas situaciones en las cuales suelen mandarse correos electrónicos y las alternativas que ZEUS ofrece en lugar de estos.
Es común en una empresa que se soliciten documentos por correo electrónico para llevar el registro de cuándo ocurrió y la persona receptora pueda adjuntas el material. Sin embargo, ZEUS cuenta con un apartado específico para enviar solicitudes tanto al personal como a directivos, este es un formato práctico que permite recopilar los documentos de forma rápida y segura.
A través de esta herramienta simplifica el proceso de gestión de documentos, es personalizado y garantiza seguridad y confidencialidad de los datos compartidos.
En ocasiones, los líderes de equipo requieren delegar actividades adicionales a sus colaboradores o hacer solicitudes especiales para algún proyecto. Para ello, ZEUS cuenta con un apartado especial para la asignación y planificación de tareas con el personal, proporciona una visión general del avance en cada una para evitar el envío de correos solicitando su estatus y permite solicitar evidencias de las actividades.
La comunicación instantánea es necesaria para la gestión de proyectos en un negocio, pues permite la optimización del tiempo y evitar que se pierdan horas en la espera de una respuesta; por ello, ZEUS cuenta con un chat interno para empresas. A través de este, los líderes pueden crear canales específicos para el intercambio de información relevante y al momento.
Con su uso se obtienen respuestas rápidas, proporciona un registro de las conversaciones y no es necesario guardar el número de cada colaborador en la agenda del celular para poder enviarle un mensaje, basta con darlo de alta en la aplicación.
Es común que asuntos significativos como cambios en el organigrama empresarial, innovaciones en los procesos operativos o anuncios sobre los proyectos, se comuniquen a través de un correo electrónico y se solicite confirmación de recibido o enterado para garantizar que el mensaje fue leído.
Hoy en día, eso ya no es necesario con ZEUS. Este software de gestión permite mantener a los equipos informados a través de comunicados masivos o segmentados en formato de historias de Instagram y brinda confirmaciones de lectura. Dichas actualizaciones se reciben de forma rápida, segura y oportuna.
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