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Estandarización de tareas: cómo lograrla con un software de gestión
Estandarización de tareas: cómo lograrla con un software de gestión
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La manera en que las tareas se ejecutan en una empresa depende de su nivel de madurez e infraestructura. No obstante, cuando el equipo crece (o se reduce), los turnos cambian o algún elemento clave se ausenta, suelen presentarse problemas.
Para evitarlos, la estandarización de tareas es la base. Este proceso no se trata de burocracia, sino de la correcta ejecución de tareas críticas. Esto significa determinar responsables, criterios de entrega, tiempos y herramientas de comunicación.
¿Qué es la estandarización de tareas en una empresa?
La estandarización de tareas consiste en definir una forma clara, repetible y medible para ejecutar las actividades operativas, asignando responsables específicos y criterios de cumplimiento.
De acuerdo con Harvard Business Review, la variabilidad en la manera en que se realizan las tareas repetitivas se presenta como:
- Tiempo perdido y retrabajo: Los colaboradores resuelven lo mismo de diferentes maneras, generando los mismos entregables varias veces.
- Entregables de baja calidad: Los resultados difieren en calidad pues los controles no se aplican de manera estandarizada.
- Baja productividad: Se utiliza más tiempo realizando trabajo urgente en lugar de generar procesos más eficientes.
- Disminución de motivación: Los colaboradores sienten frustración ante el retrabajo, la falta de claridad y la necesidad de improvisación.
- Dependencia en elementos clave: Si el responsable regular falta, el equipo restante que debe realizar el trabajo no tiene el conocimiento necesario para ejecutar.
En cambio, cuando una empresa logra estandarizar tareas correctamente:
- Las tareas se ejecutan de la misma forma, sin importar el turno o los supervisores.
- Los responsables están claramente definidos.
- Se reducen errores, retrabajos y dependencias personales.
- Es posible medir el desempeño con los mismos criterios.
- Se reduce la variabilidad operativa.
- Los supervisores y líderes de proyecto tienen visibilidad sobre el estado de los proyectos.
- Es posible escalar la operación sin detener actividades para realizar una capacitación.
- Existe una mejor coordinación entre áreas, turnos y ubicaciones porque existe un lenguaje común alrededor de las tareas.
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Claves para la estandarización de tareas
- Definición de las tareas que requieren estandarización: Las tareas más importantes son aquellas que son recurrentes, esenciales para la operación y las que dependen de turnos.
- Asignación de responsables: Cada tarea debe tener solo un responsable, aunque sea un trabajo en equipo. Esto dará claridad al seguimiento.
- Establecer reglas y tiempos: Define la temporalidad de cada tarea (cada cuánto debe entregarse y cuánto tiempo tarda en realizarse). Asimismo, es importante detallar qué se considera cumplimiento en calidad, materiales y validación.
La cantidad de tareas, proyectos y colaboradores hace que la estandarización de tareas necesite tecnología para llevarse a cabo. Un software de gestión operativa permite que la estandarización no dependa de la memoria ni de papeleo interminable.
Por ejemplo, Zeus te permite: crear tareas estandarizadas por rol, turno o ubicación; asignar responsables; dar seguimiento de tareas en tiempo real; registrar cumplimiento e incidencias; y centralizar comunicación operativa. Todo esto con trazabilidad y de manera escalable.