Guía para la implementación de sistema de control de asistencia

Con un adecuado sistema de control de asistencia, las empresas reducen costos operativos, relacionados con gastos por incentivos de puntualidad, pago de horas extras o ausentismo laboral. Aunque también obtienen beneficios en favor de sus colaboradores como conciliación entre la vida laboral y personal. 

Conoce esta guía para la implementación eficiente del control de asistencia en una compañía. 

¿Qué es el registro de control de asistencia?

El sistema de control de asistencia de personal consiste en un proceso administrativo a través del cual se documenta la presencia de los colaboradores y las horas laboradas. Con el objetivo de gestionar la entrada, salida y jornada de trabajo de los empleados. Se puede realizar con formatos digitales o físicos, de acuerdo con la investigación de Xavier Vallejo para la Facultad de Ingeniería Eléctrica y Electrónica. 

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Beneficios de implementar un sistema de control de asistencia

Un sistema de control de asistencia, no sólo representa beneficios a nivel empresarial, como asegurar la presencia de personal en áreas clave de la operación. También trae consigo áreas de mejora para los colaboradores, las cuales pueden aplicarse tanto en su vida laboral, como personal. A continuación se enlistan algunos de ellos: 

• Adecuada gestión del tiempo 

Con un horario definido, los colaboradores conocen con exactitud el tiempo con el que cuentan para realizar sus actividades y podrán distribuir mejor su jornada laboral para evitar trabajar a destiempo, quedarse horas extras y cumplir con sus asignaciones a tiempo. 

• Conciliación con la vida personal

Al tener claridad sobre el ingreso y salida de la oficina, ayudará a que el personal se enfoque en sus actividades laborales dentro del horario establecido, para realizar planes con su familia o actividades de recreación y evitar cancelaciones por una mala gestión de sus tareas o retrasos en su horario de salida.

• Mayor productividad 

Con el control de horarios se crean rutinas y horarios en las personas, de acuerdo con la fundación Ampans, esto fomenta autonomía, organización, sentimiento de seguridad y reducción de la ansiedad o conductas derivadas de la incertidumbre, con lo cual se impulsa su rendimiento laboral 

• Mejor salud y bienestar emocional 

También ayuda al personal a evitar la sobrecarga laboral y sufrir el síndrome de burnout o estrés laboral, pues sus días de descanso y vacaciones estarán gestionadas de forma efectiva para que puedan desconectarse del trabajo sin ser molestado y tener un descanso adecuado.

Pasos para la implementación de un sistema de control de asistencia

Aunque un sistema de control de asistencia proporciona grandes ventajas para las empresas, su implementación podría llevar algunas complicaciones si no se gestiona de manera eficiente. Por ello, a continuación se enlista una guía para su incorporación eficiente: 

Definir objetivos 

Antes de recurrir a un sistema para el registro de asistencia, es recomendable un análisis previo que permita identificar las necesidades de la empresa, situación actual, tamaño de la plantilla organizacional y formato más conveniente. Así como lo que se busca con su incorporación, es decir, reducir las horas extras, distribuir mejor los turnos del personal o garantizar su asistencia a tiempo. 

Seleccionar el tipo de sistema para el control de asistencia 

Al definir los objetivos del sistema para su registro, los encargados pueden evaluar las opciones que mejor se ajusten a las necesidades de la empresa para alcanzar dichas metas, tomando en cuenta el presupuesto disponible. Por ejemplo, una herramienta con opción de registro a distancia o incorporación de biométricos al ingreso a la oficina. 

Establecer lineamientos claros de asistencia

Posterior, es necesario definir políticas internas sobre la jornada laboral de los colaboradores, por ejemplo, si existe flexibilidad de horario mientras se cumpla cierto número de horas diarias o semanales. Así como el pago de horas extras o turnos rotativos. 

Informar y capacitar al personal 

Una vez seleccionada la herramienta y la forma en que se realizará el registro de asistencia, el personal encargado deberá informar a los colaboradores de los cambios administrativos relacionados. Así como guiarlos en el manejo del nuevo sistema, por ejemplo, cursos sobre su uso, modificaciones que implica y resolución de dudas. 

Implementación y optimización 

Por último, se realiza la incorporación o cambio del formato para el registro de asistencia. Los encargados deben estar al pendiente de las dudas o problemáticas que surjan con su integración, así como optimizar el proceso para que la transición sea eficiente. 

Retos comunes al implementar un sistema de asistencia y cómo superarlos

Sin una guía adecuada, la incorporación de un sistema de asistencia puede enfrentarse a ciertos desafíos relacionados con una falta de planeación. Por ejemplo: 

Error en la selección de sistema 

En ocasiones, las empresas pueden elegir un software de control de asistencia de personal, sin un análisis previo de sus necesidades y evaluación del software. Por ejemplo, integrar uno que no cuente con la capacidad para la plantilla organizacional o no permita la integración con otro software, lo que dificulta otros procesos administrativos como el cálculo de nómina. 

Falta de capacitación 

Al recurrir a un sistema de asistencia avanzado, las organizaciones se pueden enfrentar a la falta de habilidades para el manejo de dicha herramienta por parte del personal, lo que implica invertir recursos en su capacitación. Aunque también existen empresas que antes de consultar con su personal, incorporan ciertos sistemas, lo que genera fallas internas al no estar familiarizados o informados sobre el cambio. 

Uso de datos personales 

Al estar relacionado con datos personales de los colaboradores, como nombre, teléfono, datos biométricos y correo electrónico. Es necesario que las compañías evalúen las certificaciones de ciberseguridad que proporcionan para prevenir filtraciones de datos o hackeos en los sistemas de la organización. 

Presupuesto reducido 

Al contar con recursos limitados, las empresas deben evaluar mejor sus opciones a fin de elegir aquellas que se ajusten a su presupuesto. Esto puede implicar descartar alternativas eficientes que atiendan sus necesidades e integren otras herramientas limitadas para el registro de asistencia. 

¿Por qué implementar Zeus es la mejor opción? 

Sortea los retos más comunes en la incorporación de un sistema de asistencia con Zeus. Este superadministrador te permite organizar y monitorear la presencia de tu equipo de manera eficiente. Ofrece un apartado para el registro de entradas, salidas, horas extras y pausas de comida de tu personal con geolocalización. 

Este software de control de asistencia y turnos, optimiza la asignación de turnos y cobertura de personal en áreas clave, pues permite crear, editar y asignar horarios fácilmente. Además, los colaboradores pueden visualizar en tiempo real dicha distribución, así como los encargados gestionar áreas difíciles de cubrir. 

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