Tipos de software de gestión de recursos humanos

Las plataformas de capital humano digitalizan las actividades del área. Se enfocan en organizar y eficientar los procesos en todos los aspectos de gestión de personal, desde el reclutamiento hasta el desarrollo y salida. 

• Centralizan la información
• Automatizan procesos repetitivos
• Ayudan a construir y fortalecer la cultura organizacional
• Fomentan y facilitan la colaboración
• Impulsan la capacitación y actualización profesional
• Simplifican el cumplimiento normativo

En el mercado hay mucha oferta de plataformas de gestión de capital humano. La mayoría se encuentran basadas en la nube, lo que abre las puertas a varias características. Por ejemplo, el acceso a múltiples usuarios y en diferentes lugares. Incluso las hay con app móvil como Zeus. 

Asimismo, las encontramos todo en uno y especializadas en cada aspecto. A continuación te contamos cómo se agrupan. 

HRIS: Sistema de información de recursos humanos

Los expedientes en carpetas de papel o en un disco duro podrían ser valiosos en un escenario de apagón digital. No obstante, en el día a día, no son funcionales y mucho menos son amigables con el ambiente. 

¿Imprimir la actualización del expediente para cada movimiento de personal? ¿Actualizar un archivo y pasarlo por USB cada vez que alguien cambia de dirección? Imposible. La necesidad de información actualizada en tiempo real y disponible para todo el equipo es vital para mantener las operaciones. De ahí que las HRIS iniciaran como plataformas de administración y documentación de personal. Se centraban en organigramas y expedientes, incluyendo a veces el registro de beneficios y movimientos entre áreas o ascensos. 

Sin embargo, a medida que las necesidades crecen, han evolucionado para incluir los procesos de reclutamiento y contratación, así como evaluaciones de desempeño y gestión de asistencia.

De esta manera, la información de cada uno de los colaboradores se encuentra en un mismo lugar con datos de toda su trayectoria profesional en la empresa.

Software de gestión de talento

Este tipo de plataformas se enfocan en los procesos de adquisición, desarrollo y retención de personal. Por lo tanto, incluyen módulos de aprendizaje y capacitación, además de secciones de evaluación de desempeño. Por ejemplo, aquí puedes plantear planes de crecimiento para los personajes más destacados o planes de mejora para aquellos que estén flaqueando.

A medida que las organizaciones se enfocan más en la experiencia del colaborador para impulsar la productividad, este tipo de software de recursos humanos se vuelve más común. 

Descarga la guía: ¿Cuánto cuesta perder talento?

Sistemas de gestión de nómina

Este tipo de programas se encuentran en la frontera entre la contabilidad y recursos humanos. Son de los programas más buscados pues automatizan muchas actividades repetitivas, aligerando la carga de trabajo de ambos equipos. ¿Dejar de hacer el cálculo individual de compensaciones? ¡Sí, por favor! ¿Asegurar la puntualidad de los pagos? ¡Por supuesto!

Se centran en la maquila y administración de nómina, así como comisiones. Pueden o no encargarse también de la dispersión de nómina y el envío automatizado de los recibos de pago. 

ATS Applicant Tracking System

Se encargan del seguimiento administrativo de reclutamiento y contratación. Permiten gestionar entrevistas, pruebas y la recepción de candidaturas. A veces extienden sus capacidades hasta el onboarding. 

El mercado laboral se ve más competitivo cada día. Por lo tanto, llevar un mejor registro de todas las solicitudes a vacantes y contestaciones, prevendrá que tu empresa se viralice por ghosting laboral. Es decir, cuando dejas en visto a quien te envió un CV o te olvidas de avisar a un candidato que ya no pasó a la última entrevista. 

Asimismo, ese registro le dará a tu empresa un pool de candidatos interesados a los cuales recurrir en caso de que se abra una vacante.

Software de evaluación de desempeño

Están enfocados en la revisión y monitoreo del desempeño de los empleados. En ellos, se pueden fijar objetivos, realizar evaluaciones y dar retroalimentación. Utiliza herramientas como evaluación 360° o formatos de autoevaluación. 

Software de gestión de asistencia y horario 

Como su nombre lo indica, se centran en el registro de horarios trabajados, entradas y salidas. Asimismo, gestionan la solicitud y validación de vacaciones. Estas plataformas resultan especialmente valiosas para empresas que ofrecen flexibilidad horaria o que cuentan con equipos dispersos geográficamente o en movimiento. Por ejemplo, que tienen promotores, turnos cambiantes o equipos de servicios de instalación.

Cada uno tiene sus fortalezas. Sin embargo, al tenerlos separados, las empresas se enfrentan a un problema de centralización de información. Por lo tanto, lo más recomendable sería invertir en un software todo en uno como Zeus. 

De esta manera, se evita la necesidad de integraciones tecnológicas o peor, que una persona sea la encargada de centralizar la información. Además, un sistema todo en uno representará grandes ahorros.

1. Evaluar las necesidades de la empresa: es necesario preguntarse cuántos usuarios habrá, la ubicación del personal, presupuesto, prioridades, escalabilidad, necesidades presentes y a futuro. 
2. Conocer la seguridad de datos que el sistema ofrece.
3. Analizar la capacidad de personalización: toma en cuenta que hay plataformas que no solo se especializan en capital humano, sino que van dirigidas a las necesidades de una industria en particular.
4. Confirmar la disponibilidad de soporte y atención: al ser sistemas en la nube, es valioso tener siempre agentes de atención disponibles para apoyar en caso de algún contratiempo.
5. Considerar el proceso de implementación: tanto el tiempo como la escala serán importantes para poder dar acceso a todos tus colaboradores.