Trabajo colaborativo: qué es, ventajas y cómo implementarlo

El trabajo colaborativo es un método de trabajo que resulta beneficioso para las funciones de una empresa. Al descentralizar la toma de decisiones, facilita que los proyectos se desarrollen de manera asertiva, pues existe mayor aporte de ideas, se establecen procesos creativos  y se percibe mayor motivación entre el personal.

¿Qué es el trabajo colaborativo y qué implica?

El trabajo colaborativo es una forma de producir conocimiento a través de acciones individuales para una red compartida que se apoya de la tecnología, lo que se conoce como Groupware. Este consiste en procesos intencionales de un grupo para alcanzar objetivos específicos que coordina actividades de comunicación, colaboración, coordinación y negociación con el fin de aumentar la productividad, de acuerdo con la Revista Iberoamericana de Educación. 

Las empresas que optan por esta forma de trabajo, cuentan con estructuras organizacionales horizontales. En este tipo de organigrama empresarial, la jerarquía no es el punto central de la compañía, pues se enfoca en crear equipos donde cada colaborador sea capaz de realizar sus actividades de forma autónoma sin que el líder vigile cada paso que da. 

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Características del trabajo colaborativo

Comprender sus características permite que las empresas puedan implementarlo de manera que optimice la coordinación de actividades, comunicación, colaboración y negociación en los equipos. Algunas de estas son: 

Responsabilidad conjunta 

Dentro del trabajo colaborativo, se requiere que todos los miembros se comprometen con sus asignaciones, pues cada uno es un engranaje para asegurar el cumplimiento de los objetivos de cada proyecto

Existe sentido de pertenencia

Esta forma de trabajo cuenta con unión como grupo y sentido de pertenencia en el proyecto, por lo que sus esfuerzos son enfocados como comunidad para alcanzar las metas asignadas.

No hay un líder

A diferencia del trabajo en equipo, en este tipo de dinámicas no hay un jefe o líder formal, todas las aportaciones son individuales a través de experiencias y conocimientos de manera voluntaria.  

Pensamiento en conjunto

Las acciones de los integrantes están enfocadas en lo mismo, se pueden desarrollar lluvias de ideas con mayor facilidad, aportan soluciones en conjunto y pueden presentar innovaciones que beneficien a todos. 

Ventajas del trabajo colaborativo

De acuerdo con la Asociación para el Progreso de la Dirección (APD), fomentar este tipo de dinámica de trabajo aporta a las organizaciones diversos beneficios, entre los que destacan: 

• Equipos motivados: son espacios que permiten al personal dar libremente sus opiniones o ideas que consideren podrían beneficiar el proyecto, y, por tanto, se sienten motivados con las actividades que realizan. 
• Optimización de habilidades: al laborar en conjunto, es posible identificar los soft skills de cada miembro y aprovecharlas para la realización de actividades. Esto enriquece el proyecto y facilita el trabajo. 
• Mejora la comunicación: con el trabajo colaborativo el personal se integra en los mismos canales de comunicación y el flujo de información es más eficiente, pues se minimiza la pérdida de mensajes y ayuda a atender dudas a tiempo. 
• Aumenta la productividad: este tipo de equipos son más ágiles y su compromiso con las actividades asignadas facilita la colaboración, implementación de nuevas estrategias y alcance de objetivos. 
  
  

Acciones que favorecen el trabajo colaborativo

Para facilitar el trabajo colaborativo al interior de las compañías, el departamento de Recursos Humanos puede implementar las siguientes acciones en los equipos de cada departamento o área: 

• Crear espacios colaborativos: se logra al integrar a todos los colaboradores en las mismas herramientas de trabajo, así será más fácil compartir documentos o comunicarse durante la ejecución de actividades. Así se garantiza el orden y las actualizaciones estarán disponibles al instante. 
• Escucha activa de los colaboradores: un punto clave del trabajo colaborativo es la comunicación entre los equipos, por lo cual, los líderes deben prestar atención a las dudas y propuestas de los miembros de cada equipo. 
• Brindar retroalimentación: debido a que las actividades se trabajan de manera conjunta, es recomendable que se otorguen áreas de mejora al interior de los equipos para prevenir retrasos o afectaciones que pongan en riesgo las metas del proyecto. 
• Promover el aprendizaje: para asegurar el flujo de trabajo eficiente, se sugiere que las empresas promuevan capacitaciones laborales que favorezcan el desarrollo de nuevos conocimientos y habilidades. 

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¿Cómo implementar el trabajo colaborativo?

Trabajar en conjunto es necesario en una empresa para crear un ambiente laboral óptimo para todos, y lograr que se sientan parte de un grupo y exista crecimiento en conjunto. Para ello, a continuación se enlistan formas para implementar el trabajo colaborativo. 

• Planificar y distribuir actividades: todos los miembros deben conocer cuáles son las actividades a ejecutar por cada uno y las fechas para su entrega. Esto será de ayuda para que logren organizar su tiempo y cumplir con lo asignado. 
• Establecer acuerdos: para mantener el orden y una sana interacción, se recomienda establecer acuerdos en conjunto, por ejemplo, canales para la comunicación, medios para compartir documentos, tiempos de entrega y sanciones por incumplimiento. 
• Implementar herramientas colaborativas: dichas herramientas servirán para gestionar reuniones, compartir ideas e innovaciones sobre los proyectos, compartir documentos, actualizar procesos y solucionar dudas de las actividades. Las cuales servirán para que todos los colaboradores aporten mejoras sobre las cosas que efectúan individualmente y en conjunto. 
• Desarrollar de dinámicas de integración: realizar este tipo de actividades organizacionales permite que los colaboradores se conozcan, interactúen y busquen puntos en común para llevarse mejor. Esto brindará mejor comunicación al laborar, mayor interacción en las actividades laborales y facilidad para pedir apoyo.
  
  

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Zeus ofrece a las empresas diversas funcionalidades orientadas a mejorar el rendimiento de los equipos y facilitar la interacción con los colaboradores. Por ejemplo, cuenta con herramientas de comunicación interna que agilizan el flujo de información, como un chat interno disponible entre colaboradores y departamentos. 

También ayuda a enviar comunicados internos a toda la organización o grupos específicos de colaboradores en segundos. Permite crear encuestas para evaluar el clima laboral de un área específica o toda la empresa, con el fin de prevenir problemas entre equipos colaborativos. 

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