Algunos de los motivos más frecuentes por los que fracasan las empresas están relacionados con una inadecuada planificación estratégica. Por ejemplo, en 2023 el 35.8% de los cierres de negocios fue a causa de la falta de conocimiento del mercado, 27.6% por mala administración y 17.2% por falta de disponibilidad de tiempo, de acuerdo con la Asociación de Emprendedores de México (ASEM).
Cuando la planeación no se realiza de forma adecuada, provoca en primera instancia la pérdida de capital, bajo rendimiento y limita el crecimiento corporativo. Además es más fácil que la organización pierda de vista su enfoque, misión y visión, así como la disminución del compromiso de los colaboradores por alcanzar los objetivos establecidos.
Las organizaciones pueden prevenirlo, por ejemplo con la realización de una planificación al cierre de cada año. Esto les permitirá revisar los resultados y objetivos cumplidos de cada proyecto, evaluación de inventarios e inversiones realizadas, cumplimientos en la entrega de incentivos y planear compensaciones de fin de año, como aguinaldos.
Así como obtener un registro preciso de la situación actual de la empresa para crear estrategias futuras para el año siguiente, como nuevas alianzas comerciales, obtención de financiamiento y cambios internos en los procesos o plantilla organizacional.
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La planificación al cierre de año es un proceso que implica desde definir objetivos empresariales, hasta las actividades de cada departamento durante el próximo año, de acuerdo con Saint Leo University.
Por ejemplo, en caso de ser el aniversario de la compañía el departamento de diseño deberá encargarse de la elaboración de un logo o imagen conmemorativa. Mientras que el equipo de redes sociales o community manager, requiere la planeación de una estrategia que permita mostrar los logros de la empresa con los colaboradores y externos de la compañía.
Además, la planificación empresarial también necesita una evaluación general de la empresa para definir si se cumplen los objetivos corporativos y si las acciones ejecutadas durante el año contribuyeron con la misión y visión de la organización.
Esta planificación puede facilitarse con herramientas digitales como ZEUS, un software de gestión empresarial, a través del cual, las compañías obtienen una sola aplicación toda la información necesaria para su realización.
Para elaborarla de forma exitosa con ZEUS se debe considerar:
El director ejecutivo puede hacer un análisis minucioso de cada uno de los procesos internos y departamentos de la organización, con el fin de identificar fallas administrativas que frenen el crecimiento corporativo. Así como definir nuevas estrategias que permitan impulsar el desempeño del personal.
Para ello, ZEUS proporciona registros actualizados del desempeño de cada colaborador o departamento. Estos sirven para optimizar los tiempos en la realización de actividades, identificar los departamentos que mayores atrasos presentan o rotación de personal, así como el avance de cada proyecto de la organización.
Este consiste en establecer un panorama actualizado de la empresa, para ello se debe incluir cómo inició el año la compañía y el estatus de cómo lo finaliza. También será una guía para el establecimiento de nuevos presupuestos anuales, identificar inversiones provechosas para la empresa y determinar el índice de pérdidas para establecer soluciones previsoras, en caso de ser necesario.
ZEUS permite a los líderes solicitar informes de costos y presupuestos a cada departamento, para compararlos con los registros operativos y determinar estrategias para potencializar el rendimiento financiero de la compañía. También es posible integrar herramientas externas, como gestores económicos, para una mejor planificación.
Es recomendable definir fechas para la realización de ciertas actividades, por ejemplo, designar la semana en la que se revisarán los registros financieros, otra para el análisis de posibles estrategias o establecer las fechas en que se realizarán cambios operativos. Además, al ser una tarea en conjunta con diferentes departamentos, esto permitirá que estén preparados con la información necesaria para entregarla a tiempo.
Con ZEUS, los gerentes de la organización pueden informar las fechas de entrega de reportes y supervisión de cierre de año por medio de un apartado de comunicados. Estos pueden ser segmentados por departamento o enviarse de forma directa a toda la organización.
Durante la planificación de cierre de año, se deben analizar los objetivos establecidos a inicio de año y si se cumplieron. En caso de que no se hayan alcanzado las metas definidas, será necesario hacer una retrospectiva sobre lo sucedido y cómo prevenir que vuelva a ocurrir.
Para ello, ZEUS cuenta con un apartado para compartir información institucional, en el cual los directivos podrán encontrar los documentos necesarios para realizar dicho análisis, además de solicitar archivos complementarios a los colaboradores de la empresa.
Es necesario que los gerentes, en conjunto con el departamento de recursos humanos, revisen asuntos administrativos necesarios para un cierre de año exitoso. Por ejemplo, cuántos colaboradores tomaron vacaciones y días pendientes, contratos de trabajadores pendientes de firmar y acuerdos con proveedores.
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