
Proceso de onboarding: etapas y cómo implementarlo en tu empresa
La incorporación de nuevo talento puede resultar un poco abrumador, tanto para el departamento de Recursos Humanos como para los nuevos empleados que se integran a la empresa. Sin embargo, existen alternativas como el proceso de onboarding, que mejora significativamente la experiencia del recién llegado.
¿Qué es el proceso de onboarding y por qué es importante?
El proceso de onboarding genera una primera impresión positiva y refleja un orden interno sólido, aumentando el compromiso y la motivación del empleado; sin embargo, puede pasar inadvertido, lo cual es dañino para la organización. De acuerdo con un estudio de People Fluent Research, el 25% de las renuncias ocurren dentro de los primeros 45 días. Además, el 70% de los nuevos empleados decide quedarse o irse dentro de los seis primeros meses, lo que representa una alta tasa de rotación en tan solo medio año.
Ante este panorama, es fundamental entender que es posible mejorar la experiencia de los nuevos talentos, logrando que se queden en la empresa y se lleven una buena impresión desde el primer día. Un proceso de onboarding eficaz puede aumentar un 69% la probabilidad de que los nuevos empleados permanezcan mínimo tres años en la empresa, según Aberdeen Group. Para lograr este resultado, no basta con entregar un manual de la empresa o presentar un vídeo genérico de bienvenida.
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Beneficios de un proceso de onboarding bien estructurado
Para que el proceso de onboarding sea exitoso es necesario que el proceso esté bien estructurado, esto facilita la integración de los nuevos empleados, fomenta la interacción y favorece su adaptación tanto a su nuevo puesto como a su equipo de trabajo. Entre los principales beneficios de un onboarding eficiente destacan:
Conocer mejor al nuevo empleado
Permite conocer el estilo de trabajo de nuevos colaboradores, fortalezas y áreas de mejora, lo que facilita la asignación de tareas que se alineen con sus habilidades. Partiendo de este conocimiento, es mucho más sencillo construir una relación laboral sólida, de confianza y en un ambiente abierto para entender sus intereses y proyecciones a largo plazo.
Agrega valor a la empresa
Este proceso tiene un impacto positivo en la imagen de la empresa ante los nuevos talentos, pues refuerza la reputación de la compañía como un lugar atractivo para trabajar. Además, los colaboradores que inician su carrera en la compañía se sienten valorados y respaldados desde el primer día, lo que contribuye a su motivación y, a largo plazo, fomenta su compromiso.
Reduce niveles de rotación
Un proceso bien implementado incrementa la satisfacción y el compromiso del nuevo talento, lo que ayuda a fidelizar y reducir la rotación. Esto también previene la pérdida de empleados con alto potencial, lo que a su vez ahorra tiempo y recursos a la empresa.
Mejor adaptación al equipo
Favorece la interacción entre el nuevo miembro y su equipo, estableciendo una colaboración temprana, facilita la comunicación y el entendimiento mutuo entre los colaboradores. Lo que contribuye a mantener un ambiente de trabajo armonioso, mayor cooperación y rendimiento colectivo.
Mayor productividad
Al agilizar el proceso de adaptación, se maximiza la productividad del nuevo empleado. Se le proporcionan las herramientas, el conocimiento y el apoyo necesario desde el inicio, lo que le permite sentirse preparado y bien orientado para alcanzar su máximo potencial en poco tiempo.
Etapas del proceso de onboarding
Para garantizar la eficacia del proceso de onboarding, es crucial seguir una serie de etapas clave y tener en cuenta los elementos esenciales en cada una de ellas. Según la Revista de Administración IMPULSO, el proceso consiste en las siguientes etapas:
Preparación
Un acercamiento previo es fundamental para establecer expectativas claras y crear un ambiente cómodo desde el principio. Para asegurar una transición fluida, se recomienda enviar las herramientas de trabajo con anticipación, así como un mensaje de bienvenida que incluya la agenda y el equipo necesario para comenzar de la mejor manera posible.
Recepción
El primer día debe centrarse en facilitar la integración del nuevo empleado en su entorno laboral. Esto incluye la realización de trámites administrativos, una introducción tanto interna como externa de la empresa, y la presentación oficial a sus compañeros y superiores. Para evitar abrumar al nuevo empleado con demasiada información, es recomendable asignar un compañero que lo guíe durante su integración y le brinde apoyo en su adaptación.
Mantenimiento y seguimiento
Durante la primera semana, se debe mantener un acompañamiento constante, mediante cursos de introducción se puede familiarizar al nuevo empleado con la empresa, mientras que las sesiones de retroalimentación periódicas ayudan a evitar la sobrecarga de información y resolver dudas. El seguimiento también debe incluir a los líderes, quienes deben brindar apoyo y orientación, especialmente al integrar al empleado en nuevos proyectos. Además, por medio de evaluaciones de desempeño es posible identificar fortalezas, áreas de mejora y ajustar expectativas que aseguren su éxito en la compañía a largo plazo.
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Errores comunes en el proceso de onboarding
El onboarding también implica algunos desafíos y entre los errores más comunes que pueden limitar la efectividad de este proceso se encuentran:
Centrarse demasiado en aspectos administrativos y operativos
Si bien los aspectos administrativos son importantes, la productividad y el compromiso del nuevo empleado también dependen de los desafíos culturales y las relaciones informales dentro de la organización. El proceso de onboarding no debe recaer exclusivamente en el departamento de Recursos Humanos; tanto el líder del equipo como los compañeros de trabajo juegan un papel fundamental en la integración y adaptación del nuevo colaborador.
Procesos no personalizados
Las plantillas predefinidas pueden ser útiles, pero es crucial personalizar el proceso según el nivel de responsabilidad del nuevo empleado. Esto incluye agregar información relevante, como una lista de tareas específicas y las áreas de mejora identificadas durante el proceso de selección. La personalización garantiza una experiencia más ajustada a las necesidades y expectativas de cada nuevo integrante.
Falta de transparencia en la información
Un estudio sobre el proceso de onboarding realizado por Headway Executive Search reveló que el 67% de los encuestados declaró que la información proporcionada durante el proceso de selección no coincidió con la realidad, y en más de la mitad de los casos (53%), la empresa ocultó puntos débiles importantes. Para evitar estos desacuerdos, es fundamental que tanto la asignación de tareas como la información corporativa sean completamente transparentes, lo que contribuye a una experiencia de onboarding más sincera y alineada con las expectativas del empleado.
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