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Cómo reducir el ausentismo laboral con control de asistencia
Cómo reducir el ausentismo laboral con control de asistencia
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En un entorno laboral actual en el que las empresas luchan por mantenerse competitivas, la presión por obtener resultados es más alta que nunca. Esto, así como el escenario de trabajo híbrido y flexibilidad laboral, ponen en el centro de la conversación la necesidad de reducir el ausentismo laboral.
¿Qué es el ausentismo laboral?
De acuerdo con la Organización Internacional del Trabajo, el ausentismo laboral se refiere a la falta de un colaborador en su jornada laboral cuando se esperaba su presencia. Estas ausencias se pueden identificar en 4 tipos:
- Justificada: Son las que suceden por causas reconocidas como incapacidades médicas, permisos legales, licencias de maternidad o paternidad y eventos personales autorizados. Son causas legítimas, pero un alto volumen puede indicar riesgos de seguridad o salud laboral.
- Injustificada: Son faltas sin causa válida o respaldo. Por ejemplo, por falta de motivación y compromiso.
- Previsible: Son aquellas que cuentan con un previo aviso. Tal es el caso de procedimientos o citas médicas programables, vacaciones o permisos especiales.
- Imprevisible: Son las faltas inesperadas sin aviso anticipado. Pueden ser justificadas como es el caso de accidentes o injustificadas.
Cada empresa puede definir algunos eventos que puedan respaldar una falta justificada, además de los casos marcados por la ley. Por ejemplo, muchas empresas dan permisos especiales para que los padres asistan a presentaciones de sus hijos en fechas especiales.
Esta clasificación importa al momento de registrar las asistencias y ausencias ya que permitirá el monitoreo de indicadores relevantes para mejorar la operación.
Indicadores clave en el monitoreo del ausentismo laboral
- Tasa de ausentismo: Mide el porcentaje de tiempo perdido por ausencias en relación con el tiempo laboral total.
- Índice de frecuencia de ausencias: Indica cuántas veces se ausentan los colaboradores en un periodo determinado.
- Días perdidos por ausentismo: Permite calcular el impacto económico, en operación y flujo de trabajo.
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Impacto del ausentismo en las empresas
Más allá de que una falta cause que los pagos de nómina y compensaciones deban ajustarse, el ausentismo impacta de otras maneras. Entre las más relevantes están:
- Incremento de costos operativos por horas extra y reemplazos de urgencia.
- Disminución de la productividad y calidad operativa.
- Sobrecarga del equipo presente.
- Deterioro del clima laboral y aumento de la rotación.
Principales causas de ausentismo
Desde una perspectiva de gestión, el ausentismo debe analizarse como parte del desempeño organizacional y del clima laboral. De acuerdo con Gallup, el ausentismo está directamente ligado con el compromiso y satisfacción laboral. Sus estudios han encontrado que los colaboradores con bajo compromiso se ausentan hasta 37% más que aquellos altamente comprometidos.
Mientras tanto, al hacer foco en México, PWC y otras consultorías estiman tasas de ausentismo promedio entre 3% y 6%. Y se notan tasas más altas en sectores operativos como manufactura, retail y logística.
Las principales causas detectadas son:
- Mala gestión de turnos y horarios
- Falta de claridad de las políticas internas que definen las ausencias y cómo tramitarlas
- Desmotivación y bajo sentido de pertenencia
- Estrés, agotamiento y burnout
- Registro de asistencias y faltas deficiente
Estrategias para reducir el ausentismo
La relación entre el compromiso y el ausentismo pone sobre la mesa el debate sobre qué acciones pueden implementarse para mantener una plantilla laboral más feliz. En ese aspecto, nuestras recomendaciones son:
- Revisar y mejorar el plan de compensación y beneficios de los empleados.
- Implementar estrategias de flexibilidad laboral como horarios escalonados y trabajo remoto.
- Establecer de manera escrita las políticas internas sobre la definición de faltas e incidencias y hacer esta información accesible a todos los colaboradores a través de comunicación interna.
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Por otro lado, las otras causas detectadas muestran la importancia de una buena organización logística en cuanto a gestión y el buen uso de la tecnología para evitar malos registros. Al respecto, recomendamos:
- Implementar un software de control de asistencia digitalizado: De esta manera es posible evitar errores y agilizar el registro en tiempo real. Asimismo, permite realizar reportes confiables para la toma de decisiones posteriores.
- Mejorar la planeación y gestión de turnos: Una plataforma que ayude a automatizar la asignación de turnos y los cambios será de gran ayuda para mantener la organización del personal. Es una manera de prevenir empalmes u horarios vacíos, manteniendo una carga de trabajo equitativa que permita a los empleados alcanzar objetivos fomentando el bienestar laboral.
El ausentismo laboral no es inevitable. Sin embargo, monitorear correctamente, entender las causas y apoyarse en tecnología es un camino para reducir el ausentismo laboral de forma sostenida.
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