Errores en el control de asistencia (y cómo evitarlos)

El control de asistencia lejos de ser un proceso fiscalizador para los empleados, debe verse como una herramienta de gestión y productividad de Recursos Humanos. Los errores en control de asistencia en las empresas generan: inconsistencias en nómina y compensaciones extra, conflictos entre colaboradores, ausentismo laboral e incluso riesgos legales.

Las empresas más afectadas por un mal control de asistencia son aquellas con personal en diferentes ubicaciones, turnos rotativos o personal en campo. No obstante, en cualquier empresa, un sistema inadecuado puede convertirse en un generador silencioso de costos y fricción interna. Por lo tanto, vale la pena conocer los errores más comunes para poder prevenirlos y evitarlos.

Beneficios de un buen control de asistencia

Un buen sistema de control de asistencia no solo sirve para saber quién llegó y quién no. Es una pieza clave para:

• Cálculo correcto de nómina y horas extra
• Cumplimiento de la legislación laboral
• Planeación de turnos y cargas de trabajo
• La reducción de ausentismo laboral y rotación de personal
• Buenas relaciones entre colaboradores
• Planeación de Recursos Humanos para contrataciones

Cada una de estas repercusiones positivas ayudan a generar una buena cultura laboral, además de fomentar el compromiso y bienestar laboral. 

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Principales fallas al realizar control de asistencia

Error 1: Registro manual o en papel

Actualmente, el registro en papel sigue siendo común en la entrada de corporativos y hospitales. Para muchas empresas, este sistema manual se justifica para visitas. No obstante, para el caso de los colaboradores internos está muy lejos de ser la solución más eficiente. Este tipo de registro genera:

• Error humano en captura
• Registros incompletos o alterables
• Falta de verificación
• Tiempo invertido en la búsqueda o en el vaciado de información
• Falta de formalidad

Implementar un sistema de control de asistencia digital y automatizado corregirá estos problemas, haciendo más eficiente el check-in y check-out de los colaboradores. Además, le dará a administración y supervisores una visión total de la plantilla en tiempo real.

Error 2: Falta de validación de identidad

Las empresas que presentan este problema con más frecuencia son aquellas con varias sucursales o con personal en campo. En estos casos, puede ser complicado validar en tiempo real que la persona se encuentra en el lugar. Esto genera:

• Check-in de asistencia por terceros
• Asistencias registradas en ubicaciones diferentes
• Petición de evidencia por canales no oficiales

Un sistema de control de asistencia que cuente con geolocalización y registro con biométricos, QR o fotografía es una gran solución. Estas tecnologías facilitan el registro, a la vez que blindan la información.

Error 3: Asistencia y turnos en diferentes herramientas

Si la asistencia no toma en cuenta los turnos y viceversa, existirá una desalineación entre lo planeado y lo trabajado. Las consecuencias más comunes de esta separación son:

• Alta tasa de ausentismo
• Confusión de turnos
• Conflictos entre colaboradores y líderes

Si estos dos aspectos se mantienen aislados se pueden perder oportunidades para satisfacer las necesidades de los empleados sin descuidar la operación. La planeación de turnos se puede optimizar tomando en cuenta el registro de asistencias del pasado. 

Centralizar estos dos registros permitirá dar visibilidad a los supervisores. Además, presenta la posibilidad de automatizar la gestión de turnos y horarios.

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Error 4: Mala comunicación y capacitación sobre el sistema

Puede que el sistema funcione correctamente. Sin embargo, si los colaboradores no lo utilizan de manera correcta, da lo mismo. Este error principalmente provocará muchos errores de registros, que afectarán el cálculo de nómina y compensaciones. 

Así, es vital que todos los colaboradores tengan una capacitación sobre el uso de la herramienta. Asimismo, recordatorios de comunicación interna y reinducciones frecuentes son útiles para mantener actualizada la información.

Error 5: No analizar los datos

Se dice que la información es poder. No obstante, el verdadero poder está en analizar esa información y hacer mejoras. Al analizar la información recopilada es posible:}

• Identificar patrones de ausentismo o retardos 
• Detectar personal de alto rendimiento y compromiso
• Anticipar temporalidades y cargas de trabajo

Con esta data se pueden hacer modificaciones a los horarios, reduciendo el ausentismo, equilibrando carga operativa, previniendo temporadas altas y mejorando la colaboración en equipos.

Error 6: Falta de flexibilidad en el sistema

En la actualidad, no todas las empresas tienen horarios fijos para todo su personal. Hoy día, las organizaciones implementan diferentes tipos de flexibilidad laboral que van desde horarios escalonados hasta la posibilidad de trabajar en diferentes ubicaciones, entre otros. 

Un sistema de control de asistencia debe adaptarse a esta flexibilidad, dándole a los administradores la posibilidad de asignar turnos y horarios según la necesidad.

¿Cómo elegir un sistema de control de asistencia?

Antes de implementar cualquier sistema o cambiar el actual, busca las opciones que tengan lo siguiente:

• Registro digital y automatizado
• Validación de ubicación e identidad
• Integración con asignación de turnos y horarios
• Funciones de comunicación interna
• Capacidad de generación de reportes automáticos
• Facilidad de uso para colaboradores y administradores de Capital Humano

Un sistema de control de asistencia bien implementado reduce errores, mejora la confianza y optimiza la operación diaria. Invertir en la tecnología adecuada permite transformar la asistencia en una herramienta estratégica.

Zeus puede ayudarte a tener un control de asistencia confiable, flexible y sin fricción para tu equipo. 

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