La comunicación organizacional va más allá de preguntarse cómo crear un correo institucional. Es una herramienta que permite potencializar los equipos de trabajo, mejorar el clima laboral y cultura organizacional, prevenir crisis por desinformación y reducir la rotación laboral.
Cuando no es empleada de forma correcta, provoca que el personal busque nuevas alternativas de trabajo, por ejemplo, no comunicar el valor de cada miembro o motivarlos en su desarrollo profesional provocaba en 2022 que el 34% considerara renunciar porque sus líderes eran indiferentes y poco inspiradores, de acuerdo con Mckinsey Company.
Además, es necesario comunicar de forma asertiva la razón de las actividades encomendadas, su objetivo e importancia, pues el 31% percibía que sus asignaciones eran poco significativas para los proyectos y podría prevenirse con un mensaje claro por parte del líder.
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Durante el 2022, las reuniones virtuales de manera semanal aumentaron 153% a nivel mundial por usuario, esto provocó que la carga fuera elevada para los trabajadores y decidieron rechazar un 84% o el 42% asistía, pero realizaba múltiples actividades durante la junta como enviar correos electrónicos o realizar otras actividades.
A largo plazo esto podría generar que la información de los directivos no llegue a ellos de manera adecuada, para prevenir la saturación del personal en reuniones, los líderes pueden recurrir a comunicación instantánea para mensajes breves, pero que sean formulados de manera efectiva para su comprensión. A continuación se enlistan algunos consejos para crear mensajes corporativos:
En ocasiones, los líderes pueden querer decir mucho y al final no decir nada a sus equipos o, por el contrario, saturar la bandeja de entrada del personal sin mensajes realmente significativos. Para evitar estas situaciones, es necesario establecer qué se necesita comunicar y el medio adecuado para hacerlo.
Por ejemplo, si se requiere informar sobre el aumento al salario mínimo, una forma adecuada puede ser un comunicado o correo electrónico, en lugar de un mensaje instantáneo en el grupo de trabajo.
Una de las problemáticas que pueden surgir al querer transmitir una idea es no contar con técnicas de redacción o las características que debe llevar un mensaje corporativo. Para ello, los líderes pueden recurrir, por ejemplo, a correctores que marquen errores con el fin de transmitir las ideas claramente.
También pueden usar el Chat GPT como una opción de ayuda para redactar sus ideas o investigar las cualidades de redacción adecuadas para el tipo de mensaje que necesitan.
Para evitar que el personal vea las ideas de un líder o solicitudes como irrelevantes, es importante que cada mensaje sea acompañado de las razones u objetivos. Por ejemplo, si se quiere implementar un software de gestión nuevo, es recomendable incluir que se debe a que ayudará las actividades del personal o facilitará la delegación de actividades.
Es común al tener una idea al momento solicitar cierto material al equipo para terminar de crear una estrategia eficiente, lo cual puede causar desorganización o saturación de los colaboradores al no conocer cuándo debe entregarse. Por ello, es recomendable que los líderes siempre que soliciten algo por mensaje, informen la fecha de cuando se requiere.
Los líderes empresariales pueden recurrir a softwares que les permitan terminar de transmitir sus ideas de forma exitosa. Por ejemplo, alguna herramienta que le permita identificar la hora ideal en que más colaboradores están conectados o revisan su bandeja de entrada.
También pueden implementar softwares de gestión empresarial, como ZEUS. A través de este, los directivos pueden transmitir sus ideas por medio de comunicados masivos personalizados que se muestran de forma dinámica a manera de historias de Instagram, estos pueden ser compartidos con toda la organización o un departamento. La app proporciona una lista de visualizaciones para conocer si el mensaje fue leído o si es necesario compartirlo con el personal de nuevo.
Además, ofrece un chat interno empresarial disponible 24/7, por medio del cual se pueden enviar mensajes a un equipo de trabajo o colaborador para transmitir una idea nueva, para mejorar los procesos operativos o solicitar información sobre un asunto relevante.
Cuenta con otras herramientas que pueden ser complementarias, por ejemplo, al crear un material de capacitación, se puede revisar con apoyo de correctores de redacción y ortográficos, para después compartirlo por medio de ZEUS. Este ofrece un espacio para asignar cursos al personal y supervisar su avance.
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