La comunicación organizacional representa uno de los pilares más importantes para garantizar el cumplimiento de los objetivos y la definición correcta de estrategias de una empresa; sin embargo, la mayoría de ellas le suele prestar poca importancia. De acuerdo con el informe de Microsoft Índice de tendencia Laboral, el 65% de los trabajadores operativos en México considera que los mensajes de los líderes no llegan a ellos, provocando desinformación.
Contar con buena comunicación permite mejorar la productividad en los empleados, eficacia en los procesos y en general obtener mejores resultados. Pero para lograr establecer canales y estrategias de comunicación, primero se debe comprender qué es, cuáles son sus funciones y conocer los recursos necesarios para implementarla.
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Partamos de entender la comunicación como un proceso en el que se transfieren mensajes a través de un medio. En el modelo de comunicación de Lasswell se considera la presencia de un emisor y un receptor. Este intercambio suele responder las preguntas de ¿quién dice?, ¿qué dice?, ¿a quién dice?, ¿cómo lo dice? y ¿con qué efecto?
En este sentido, la comunicación organizacional es un proceso social que se conforma por el conjunto de mensajes que intercambian integrantes de una empresa y entre sus públicos, internos y externos, en una amplia gama de canales, de acuerdo con el libro Comunicación organizacional interna de Horario Andrade.
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La comunicación organizacional puede ser de dos tipos, dependiendo del público al que se dirija. De acuerdo con Horacio Andrade.
El primer tipo es la interna: una serie de actividades realizadas al interior de la organización para crear y mantener buena relación entre y con sus miembros; se ocupan diferentes medios que permitan informarlos, integrarlos y motivarlos a efectuar sus actividades.
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El segundo tipo es la externa, esta se refiere a los mensajes de la organización dirigidos a públicos fuera de esta, entre los cuales están: competidores, distribuidores, clientes, inversionistas y público en general. Su objetivo es proyectar una imagen favorable de la organización.
Su principal función es contribuir al logro de los resultados planteados, esto será, a partir de fortalecer la identificación de los colaboradores con la misión y visión de la empresa. Además, el modelo de las cinco íes, según Horacio Andrade, plantea que la función de la comunicación organizacional recae en:
De igual forma, permite la interacción entre los miembros del equipo a fin de crear mejores relaciones entre ellos, a la par que motiva en la realización de sus actividades al sentirse escuchados.
Los mensajes a distribuir pueden ser desde avisos sobre cambios en la estructura de la organización, mensajes que refuercen los objetivos, compartir con los colaboradores resultados obtenidos a fin de motivarles a continuar, o incluso notificaciones de carácter operativo, por ejemplo dinámicas para aplicar a otros cargos o procesos como actualización de datos personales, por mencionar algunos.
Una forma de implementarla de manera acertada, es a través de un software de gestión enfocado en aumentar la productividad de los colaboradores y mejorar la comunicación interna de la empresa. Esto permitirá resolver algunas de las problemáticas que se presentan en la organización por una mala comunicación, como la ausencia de planeación, pérdida o exceso de información y mensajes inadecuados.
Por ejemplo, Deja que lo haga ZEUS, un súper administrador que permite tener comunicación directa con los equipos de trabajo de la empresa por medio de una aplicación y administrador web.
Por medio de su plataforma se pueden difundir comunicados a manera de historias de Instagram, los cuales pueden estar segmentados para cada equipo de trabajo. Este formato es atractivo y dinámico, lo cual aporta mayores oportunidades de que el mensaje se reciba con éxito. También ofrece Chat ZEUS para conversaciones grupales, individuales y compartir archivos como documentos, imágenes y audios.
ZEUS, sin embargo, es más que una plataforma de comunicación, también te permite compartir y solicitar documentos, conocer el avance de tareas de cada colaborador.
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