¿Muchas actividades y poco tiempo? Tal vez la saturación laboral se deba a una mala gestión del tiempo, como dedicar muchas horas a tareas poco relevantes. Por ejemplo, el 45% de los directivos considera que la revisión de correos electrónicos les causa retrasos y el 40% reuniones informativas con equipos de trabajo, según PWC. 

Aunque no solo la administración de empresas causa un uso inadecuado del tiempo, también existen otras razones como la impuntualidad, pues no iniciar la jornada laboral a tiempo provoca tanto pérdidas financieras como retrasos en las actividades solicitadas y necesidad de horas extras. 

También las redes sociales podrían causar una mala gestión del tiempo al ser un distractor para el personal, por ejemplo, el 86% de los trabajadores en Estados Unidos expresaron que Facebook representa el principal factor que disminuye su atención en las tareas asignadas, de acuerdo con Udemy. 

Hoy en día, las herramientas digitales juegan un papel de apoyo para el liderazgo empresarial como los softwares de gestión. En el caso de ZEUS es una aplicación enfocada tanto en la administración de empresas como en la optimización del tiempo y coordinación de equipos colaborativos. 

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¡Deja que lo haga ZEUS! Este superadministrador cuenta con funcionalidades enfocadas en optimizar la jornada laboral, pues ofrece herramientas que permiten aumentar 10.2 veces la efectividad en la asignación de tareas y 80% la eficiencia en la comunicación gerencial; por ejemplo, promueve el trabajo colaborativo y permite la coordinación de horarios laborales. Para una mejor gestión del tiempo en equipos de trabajo, este software de gestión propone: 

• Capacitaciones al personal 

La gestión del tiempo es una habilidad que no todos poseen y debe desarrollarse entre los empleados para potenciar el desempeño laboral y alcance de objetivos, incluso es posible que el jefe de un equipo no sepa cómo administrar sus horarios y provoque desorganización en los colaboradores. 

En caso de identificar esta situación, el departamento de recursos humanos debe implementar cursos enfocados, por ejemplo, en técnicas para hacer efectiva la jornada, el uso de herramientas de automatización y soft skills relacionadas como comunicación asertiva.

Esto es posible con ZEUS, pues cuenta con un apartado para la asignación de capacitaciones al personal y permite que sean realizadas en el horario que mejor se ajuste al personal. Proporciona registros de finalización y es posible asignar una evaluación para confirmar los aprendizajes adquiridos. 

• Asignación eficiente de actividades 

Para que el personal y directivos puedan administrar mejor su tiempo, es necesario conocer las actividades pendientes con fecha de entrega. De esta manera, podrán definir aquellas que deben finalizar primero y las horas que dedicarán a cada una. 

Con el fin de una mejor administración, ZEUS pone al alcance de las empresas un espacio para la delegación de tareas de forma ordenada y transparente. Esta herramienta permite llevar un registro y avance de actividades, así como indicar cuando se completan para que el líder esté enterado y pueda confirmar si es correcto. 

• Horarios eficientes 

La gestión del tiempo requiere control de los horarios y distribución de este acorde a lo que se debe realizar. Por ejemplo, el control de horario en equipos con jornadas rotativas, permite que cada persona conozca con claridad los días que debe presentarse, el inicio de su jornada y días de descanso. Esto permitirá que las actividades se completen a tiempo, se eviten inasistencias y los objetivos se cumplan sin percances. 

A través de ZEUS se pueden asignar horarios a cada colaborador, los cuales pueden realizar check in de forma remota a través de la aplicación y el departamento de recursos humanos cuenta con un registro preciso sobre las asistencias, retrasos y faltas. 

• Reducción de los tiempos en supervisión 

El micromanagement o supervisión excesiva de los equipos de trabajo, facilita la pérdida de tiempo entre los líderes y pone en riesgo el cumplimiento de objetivos, pues centran su atención en el desempeño del personal y no en la realización de sus actividades como presupuestos de inversión, definición de nuevas estrategias de mejora en la empresa o prospección de clientes. 

Con un software de gestión, es posible obtener registros del avance diario del personal para conocer el estatus de las actividades relevantes de cada área. De esta forma, se reduce el tiempo en juntas de equipos, creación de reportes y revisión de tareas. 

No pierdas más tiempo y ¡Deja que lo haga ZEUS! Tu aliado de confianza en la gestión operativa.

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