Actualmente, los líderes empresariales identificaron que ciertas actividades diarias en la gestión empresarial les provoca un uso ineficiente del tiempo. De acuerdo con PWC, algunas de estas se encuentran relacionadas con la organización de equipos de trabajo, por ejemplo: 

• 45% Emails
• 40% Reuniones informativas 
• 35% Reuniones de toma de decisiones

Aunque son necesarias para garantizar una óptima gestión operativa, si no se realizan de forma adecuada pueden demandar gran cantidad de tiempo del personal en una empresa y traer repercusiones negativas como incumplimiento de objetivos, retrasos en las actividades, desorganización y saturación laboral. 

Para hacer más eficientes los procesos operativos, las empresas pueden recurrir a softwares para la administración de empresas, talento humano y proyectos, estos garantizan una gestión eficaz del tiempo y control para prevenir el estrés laboral, una opción para ello es ZEUS. 

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Estrategias para una mejor organización: hazlo con ZEUS 

Talento ZEUS es un software centrado no sólo en la supervisión de equipos de trabajo, también ofrece soluciones para la gestión del tiempo y coordinación de horarios en una empresa. Esta herramienta digital está enfocada en brindar herramientas para que el personal tenga una buena organización y desempeño laboral. 

Algunas estrategias que se puede implementar con ZEUS para hacer eficiente la gestión del tiempo son: 

• Priorizar actividades

Para obtener una mejor organización no solo empresarial es necesario que el personal conozca cómo distribuir sus pendientes durante la jornada laboral, es decir, seleccionar aquellos que sean más urgentes o importantes para realizarlos primero y asignar un tiempo determinado para su finalización. 

Con ZEUS el personal de una empresa obtiene sus pendientes de forma ordenada, pues la aplicación indica el estatus de aquellas actividades asignadas por su líder dentro de un proyecto. Esto permite que puedan organizar mejor sus tareas e indicar de manera eficiente cuando completaron algún encargo o si están trabajando en ello. 

• Fomentar el trabajo colaborativo 

Como dijo Homero, poeta griego, la unión hace la fuerza. Una de las ventajas del trabajo colaborativo es que cada colaborador cuenta con las habilidades necesarias para el desempeño de sus funciones, por lo que se garantizará que la organización de las actividades sea rápida, exista gestión eficaz del tiempo, control de estrés laboral y asegurar el cumplimiento de objetivos. 

Además, dentro del trabajo colaborativo el personal busca innovaciones constantes, con lo que se crearán mejores estrategias para la gestión del proyecto. Esto puede coordinarse con ZEUS, pues ofrece un espacio para el workplace digital y motiva la interacción entre los trabajadores. 

• Mantener comunicación asertiva

Contar con un flujo adecuado de información permite que el intercambio de ideas, resolución de problemas y dinámicas de trabajo se desarrollen de manera rápida y eficiente. Con esto se previenen retrasos en los procesos operativos, disminución en los tiempos de respuesta y prevención de crisis por desinformación. 

A través de ZEUS se pueden entablar conversaciones instantáneas con los colaboradores de un equipo para resolver dudas, enviar documentos o imágenes y coordinar horarios de trabajo. 

• Definir roles clave 

Para obtener mejor organización en la gestión de proyectos, los líderes requieren definir un organigrama empresarial claro que permita al personal conocer sus funciones, coordinar el trabajo en equipo e identificar puntos estratégicos de contacto para reducir el tiempo en la toma de decisiones. 

ZEUS permite la creación y visualización de la plantilla organizacional, con esta se pueden identificar áreas de mejora y realizar a los cambios en los equipos de trabajo, por ejemplo, con un ascenso o incorporación de nuevos colaboradores. 

• Ajustar horarios adecuados 

Para la gestión eficiente del tiempo y control o prevención del estrés laboral, es necesario que las empresas conozcan los horarios de mayor demanda de su proyecto y puedan asignar encargados para cubrirlos. Por ejemplo, si la actividad en una compañía comienza a las 11, pueden indicar la entrada de los colaboradores desde las 10 para que estén preparados. 

También, en el caso de organizaciones con horarios rotativos, se requiere un software de apoyo para el control de asistencia. ZEUS incluye esta función, la cual está enfocada en facilitar la asignación de jornadas laborales, realizar check in y organizar permitir que el personal conozca su horario semanal. 

El tiempo es un activo valioso, no lo desperdicies más.

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